「知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)體系」試運行的5大常見問題

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原標(biāo)題：知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)體系試運行期間5大常見問題

知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)工作流程可以分為啟動會、診斷及調(diào)研、文件編寫、體系文件會審及發(fā)布、試運行、內(nèi)部審核、管理評審、外部審核八個步驟，其中體系試運行是貫標(biāo)的實質(zhì)性階段，是企業(yè)在體系實施過程中必不可少的過程，并且試運行時間不能低于三個月。

體系試運行實際上是企業(yè)按照制定的管理體系文件全面落實手冊、程序文件和記錄文件的要求和規(guī)定，并監(jiān)督、檢驗體系運行過程的有效性和適宜性。目前很多企業(yè)都是初次實施知識產(chǎn)權(quán)貫標(biāo)，在體系試運行階段存在諸多疑惑和問題。

今天，小編就結(jié)合貫標(biāo)輔導(dǎo)親身經(jīng)歷，整理出體系試運行期間企業(yè)5大常見問題與大家分享。

知識產(chǎn)權(quán)管理工作流程圖

TOP 5：怎么開始試運行？試運行期間我們要做什么??？

體系文件經(jīng)過管理層的審批再發(fā)布實施，體系文件生效后，知識產(chǎn)權(quán)管理體系就進(jìn)入試運行階段了。在試運行期間，各部門主要是按照發(fā)布的手冊、程序文件的規(guī)定執(zhí)行，當(dāng)有相應(yīng)的活動發(fā)生時，填寫記錄表單并歸檔保存。例如，在試運行期間，研發(fā)部有新立項，就需要按照文件的規(guī)定對該項目涉及的知識產(chǎn)權(quán)信息進(jìn)行分析，并填寫在立項報告中，形成記錄。

Top 4：之前沒有填寫過這些記錄文件，不會填寫？

在輔導(dǎo)貫標(biāo)期間，有很多企業(yè)提到之前沒有填寫過類似的記錄表單，不懂得如何填寫。其實，在體系發(fā)布運行前，輔導(dǎo)機(jī)構(gòu)通常會召集企業(yè)各部門人員進(jìn)行宣貫，宣貫的目的是指導(dǎo)企業(yè)如何運行整套體系文件以及填寫記錄。所以，企業(yè)員工應(yīng)當(dāng)積極參與培訓(xùn)，認(rèn)真聽課，遇到不理解的需要及時提出。如果運行期間存在疑惑，應(yīng)當(dāng)及時聯(lián)系輔導(dǎo)機(jī)構(gòu)，進(jìn)行溝通和咨詢，使體系進(jìn)行有效運行。

Top 3：管理體系文件中涉及的活動（例如企業(yè)重組）我們沒有發(fā)生，需要填寫記錄嗎？會不會影響審核的？

在試運行期間，我們經(jīng)常會收到企業(yè)反饋，有些活動我們都沒有發(fā)生，需不需要填寫，沒有這部分的活動會影響審核嗎？在前文中我們就提到，試運行的目的是為了檢驗體系運行過程的有效性和適宜性，查看企業(yè)是否全面落實手冊、程序文件和記錄文件的要求和規(guī)定。假如企業(yè)在試運行期間，有些活動沒有發(fā)生，沒有相應(yīng)的記錄，在審核原則上應(yīng)判定為運行不充分延長運行，但是現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)的部分條款（投融資、企業(yè)重組、標(biāo)準(zhǔn)化、聯(lián)盟及相關(guān)組織）可視企業(yè)實際情況改為觀察，在試運行期間沒有發(fā)生該部分條款的活動，外審老師也不會因此而判定企業(yè)運行不充分。

Top 2：試運行期間發(fā)現(xiàn)體系文件與實際不符合，能修改嗎？

如前所述，試運行目的是為了檢驗體系運行過程的有效性和適宜性。當(dāng)理想與現(xiàn)實發(fā)生沖突時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況，適當(dāng)?shù)匦薷捏w系文件，使之既符合企業(yè)的實際需求，又能滿足國標(biāo)的要求。在修改體系文件的時候，要按照文控程序執(zhí)行，并注意保留相關(guān)記錄。

Top1：試運行結(jié)束后，接下來就是外審認(rèn)證嗎？

試運行結(jié)束后，企業(yè)需要進(jìn)行一次內(nèi)部審核，審核目的是分析企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理體系的執(zhí)行和運行情況，并且核查企業(yè)貫徹實施的效果，找出薄弱環(huán)節(jié)，分析原因并糾正，從而提高企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理水平。內(nèi)審結(jié)束后，還需要進(jìn)行一次管理評審，把內(nèi)審的結(jié)果，體系運行情況上報管理層，讓管理層判定整個體系是否充分、有效運行，是否適合公司發(fā)展，是否需要進(jìn)行調(diào)整或者配備其他資源。通過企業(yè)內(nèi)部審核與管理評審后，企業(yè)基本可以準(zhǔn)備申請認(rèn)證。

綜上，貫標(biāo)試運行期是企業(yè)檢查和調(diào)整知識產(chǎn)權(quán)體系文件應(yīng)用情況的關(guān)鍵時期，為保證日后體系在企業(yè)能夠良好運作，企業(yè)管理者和全部員工應(yīng)重視試運行階段，并根據(jù)企業(yè)實際情況和需求，適時調(diào)整體系文件。

總之，體系試運行階段不可小覷，請企業(yè)務(wù)必重視喲！

來源：華進(jìn)知識產(chǎn)權(quán)

作者：何斯翹

編輯：IPRdaily 趙珍  /   校對：IPRdaily   縱橫君

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