企業(yè)IPR管理經驗（五）｜關于公司法務管理的一些思考

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來源：IPRdaily中文網（iprdaily.cn）

作者：陳易華

原標題：關于公司法務管理的一些思考

法務是一個發(fā)現(xiàn)問題，然后提出問題、接著解決問題、最后再建立制度的過程。在第一階段即“近期法務管理目標”階段要把在這一實際解決問題的過程中的相應的小的制度建立起來，小的制度多了集合起來就是規(guī)范的全面的法務的管理制度；針對該癥結給出相應的解決方案，然后建立針對該問題或系列問題的一套管理和解決制度。

法務部總的職責可以簡單的概括為：公司法律風險的預防和控制；預防和控制，一個是事前的處理，一個是事后的處理，涵蓋了法務應該做的工作：合同管理---預防，案件處理管理---控制，預防和控制的關系。

一個公司在事前預防的投入與事后救濟的投入是成反比的：事前預防投入的成本大，事后救濟的成本就??；事前預防投入的成本小，事后救濟的成本就大，并且取得的效果還不會太好。所以，事后控制不如事中控制，事中控制不如事前預防。

進入到一個新的公司，對一個公司的法務管理可以分為三個階段，包括：

一、近期法務管理目標：解決公司歷史遺留的法務問題和/或當前存在的法務問題。

二、中期法務管理目標：合同管理制度的制定和實施。

三、法律風險防范體系的建立。

一、近期法務管理目標：快速閱讀公司法務這一塊工作的材料，可以快速的了解到法務部門曾經處理過的法務工作和當前正在處理的法務工作，公司對法務這一塊工作的期望和指示，解決公司歷史遺留的法務問題和/或當前存在的法務問題。

1、歷史遺留的法務問題，包括：已經起訴的法務案件和未起訴的法務案件等；從過往的訴訟案件中可以發(fā)現(xiàn)公司在經營管理過程中都存在哪些漏洞，包括：

A、如合同履行過程中文件蓋章的不規(guī)范、往來文件簽發(fā)的不規(guī)范、合同往來資料檔案管理管理的不完善、對對方違約證據(jù)如未能按時交貨、交貨的產品不符合質量要求等材料的保留不力等，導致的法律風險就是較大可能的不能勝訴；

有針對性的給出改善措施，包括：

合同履行中向對方簽發(fā)的重要文書或函件如合同履行的催告或通知等，應要求對方簽收蓋章確認或采用郵政EMS寄發(fā)，并保存好簽收材料或郵寄回執(zhí)，必要時應采用公證方式保全證據(jù)；

同時建立合同形式制度、合同履行處理制度（合同履行監(jiān)督檢查制度）、合同存檔制度，合同履行處理制度中包括對合同臺帳的管理（合同臺帳的目的就是事中控制）包括合同類別、合同主體、合同標的、供貨時間、付款方式、付款日期等；合同的存檔制度包括法律檔案的管理，法務檔案不僅包括合同副本、還包括訴訟文件、材料、以及非訴文件；

B、如在訴訟中，沒有足夠的證據(jù)證明對方欠款的事實，最直接的證據(jù)是欠條或者對賬單，其次是發(fā)貨材料證據(jù)，可現(xiàn)實的情況是：對賬單沒有、欠條沒有、發(fā)貨證據(jù)也不規(guī)范；而且對方還沒有還款能力，這樣就導致了后續(xù)的法律風險：訴訟存在不能勝訴和不能執(zhí)行的障礙；

有針對性的給出改善措施，包括：款到發(fā)貨，逐漸減少賒銷；建立和落實對賬制度；完善交貨手續(xù)；合作前對客戶進行資信調查，建立資信調查制度；等等。

2、當前存在的法務問題，包括：公司容易引發(fā)法律事件的習慣和規(guī)定、公司在高法律風險的事務中是否有法務措施，包括：

A、如從會簽過的合同中，可以發(fā)現(xiàn)不同種類合同所存在的問題，如合同審查流程太隨意、合同審批會簽流程不規(guī)范等；

有針對性的給出改善措施，包括：

建立合同審查審批制度（合同審查會簽制度），包括合同進行會簽時，經辦部門負責全程跟蹤合同，負責合同的全程審批會簽和蓋章各個會簽部門在進行合同審核時，如有修改的，一般可以在原文本上修改，但應在修改處標明修改人的名字，這樣各部門的修改不至重復混亂，也可以讓最后經辦部門的主管領導統(tǒng)籌一下修改意見并決定是否采納；

建立標準合同制度（格式合同制度），包括：

經常發(fā)生業(yè)務合同的業(yè)務部門或業(yè)務公司尚未制訂標準合同文本的，可向公司法務部提出申請，由公司法務部對合同文本的通用性、使用頻率等因素評估后，確定是否制訂標準合同文本；法務部也可以主動推動標準合同文本的制定；除特殊情況外，凡是能適用公司標準合同文本簽署相關合同的，應使用公司標準合同文本；

凡是使用公司標準合同文本簽署相關合同的，法務部門不再對相關合同進行法律評審，公司業(yè)務部門、業(yè)務公司使用公司非標準合同文本簽署相關合同的，仍按公司合同審查審批制度及流程進行合同評審。

B、如在合同評審過程中，法務部門的評審是其中一個環(huán)節(jié)，業(yè)務部門貫穿整個合同評審過程，業(yè)務部門由于合同評審過程的疏忽大意也會帶來問題，如成本控制部門在一次的合同評審中給出的評審意見是“請附上具體產品及相應產品的價格清單”，業(yè)務部門以為只需要在合同中附上具體的產品及相應產品的價格清單就可以了，故合同審查審批流程繼續(xù)朝下走，一切都好像很順其自然，其他關聯(lián)部門看了一下會簽意見，認為業(yè)務部門已經落實了，走完所有合同評審流程簽批蓋章，而實際上成本控制部門的會簽并未完成，業(yè)務部門需要將具體產品及相應產品的價格清單附上后再送到成本控制部門進行評審，但可惜的是業(yè)務部門沒有走這道程序，法務部門也沒有發(fā)現(xiàn)，事后成本控制部門發(fā)現(xiàn)本合同中給出的產品價格不合同價格高了，但是合同審查審批已經走完了，已經無法挽回，給公司造成了一定的經濟損失；

有針對性的給出改善措施，包括：

建議改善原有的合同審查審批制度（合同審查會簽制度），在合同審查審批制度中增加對合同評審用語的規(guī)范化內容和增加對合同評審流程進行復核（包括第二次評審，確認是否已經落實第一次評審的意見；第N次評審，確認是否已經落實前次評審的意見）的內容，如合同評審用語的規(guī)范化內容要求對所給出評審意見包括時間（什么時間給出的評審意見、評審意見中需要在什么時間對合同中內容進行完善和落實）、地點、人物（誰給出的評審意見、評審意見中需要誰來對合同中的內容進行完善和落實）、目的（給出評審意見的作用是什么，是用來完善什么或確認什么），成本控制部門給出的規(guī)范化的評審意見可以是“請XXX業(yè)務部門張某某于2016年X月X日早上10點前附上XXX產品及相應的價格清單（這個就是第一次評審意見），并送加我部門李某某對該XXX產品及價格進行評審，以確認XXX產品及相應價格是否合理”，業(yè)務部門遵照成本控制部門的評審意見給出了XXX產品及相應的價格清單并給到成本控制部門李某某進行成本核算以確認價格是否合理，價格確認合理后，成本控制部門可以給出第二次審批意見“于2016年X月X日某時收到XXX業(yè)務部門的產品及相應的價格清單，經我們確認，該XXX產品相應價格是合理的”，其他部門的合同評審用語包括第一次評審意見、第二次評審意見、第N次評審意見都以此上述評審意見內容為范本以此類推，這樣合同評審用語就規(guī)范了同時因為具備合同復核流程這樣也避免了信息不對等、疏忽大意等原因所帶來的不必要的損失。

法務是一個發(fā)現(xiàn)問題，然后提出問題、接著解決問題、最后再建立制度的過程，在第一階段即“近期法務管理目標”階段要把在這一實際解決問題的過程中的相應的小的制度建立起來，小的制度多了集合起來就是規(guī)范的全面的法務的管理制度；剛開始的時候雖然法務工作相對被動一些，但被動中要開始嘗試主動，比如說一個問題經常性的發(fā)生，那就應該提出這個問題并找出這個問題的癥結，針對該癥結給出相應的解決方案，然后建立針對該問題或系列問題的一套管理和解決制度。

二、中期法務管理目標：合同管理制度的制定和實施；合同管理是將法律融入業(yè)務的全過程，對公司業(yè)務從始至終進行法律監(jiān)控，化解其中的風險，降低企業(yè)的風險，一個公司法務工作建立的標志是合同管理制度的制定和實施。

什么是合同？合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。

什么是合同審查？合同審查就是按照法律法規(guī)以及當事人的約定對合同的內容、格式進行審核；要審查合同如何成立或者是否成立，如何生效，或者是否生效，有無效力待定或者無效的情形，合同權利義務如何終止或者是否終止，相應的合同約定或者條款會產生什么樣的法律后果呢，會產生什么樣的民事法律關系，什么樣的行政法律關系，什么樣的刑事法律關系。

合同欺詐、合同陷阱、合同漏洞、合同缺陷、合同約定不明確、合同履行跟蹤缺失等等，都是因為合同的原因，導致的企業(yè)損失或者隱形損失，不真正了解公司業(yè)務，不清楚業(yè)務風險發(fā)生點，你的合同審查就做不到位。權利、義務、違約責任這些只是概念，除了要滿足合同法等規(guī)定之外，更多地是要符合業(yè)務特點，從業(yè)務特點出發(fā)，找尋實質性內容，怎么樣才能把合同審查做到位？

把合同審查做到位的解決措施，包括：合同來了，首先需要與該合同所涉及業(yè)務部門的相關人員進行溝通，了解該合同的背景，基于什么原因要簽定本合同，本合同要在什么時間什么地點通過什么合作形式解決什么問題？大致了解合同是怎么回事后，就可以通讀合同中的內容了，看合同中內容是否涵蓋前述時間、地點、合作形式、問題是否能得到解決等內容，有了這些內容后，那本合同就是一個基本符合權利、義務的合同；但是這些是不夠的，合同審查的最終目的是避免可能的風險沒有在合同中約定，你的權利和義務其實就是你的風險隱患產生點，你有沒有享受到相應的權利和盡到相應的義務，根據(jù)這些權利和義務的要求這些點，去按照合同的履行（權利和義務的實現(xiàn)）從輕微到慢慢嚴重去設定每一種風險的可能，還要想到極端的情況，法務就像醫(yī)生給病人治病一樣就是要考慮到最壞的可能，作最壞的打算，在最壞的情況下，合同的權利和義務應該如何來約定和履行；如果根據(jù)合同的背景和環(huán)境判斷最壞風險出現(xiàn)在幾率為零，如果沒有這個最壞情況的權利和義務也是可以的，如果出現(xiàn)相應風險的幾率不為零，則需要考慮在合同中如何填加這部分內容、在何處填加該部分內容；對合同審查的過程，是法務人員積累對公司各種業(yè)務合同的理解和運用，并對公司業(yè)務逐步熟悉的過程，對公司某一項業(yè)務不清楚的時候，要謙虛的請教業(yè)務部門的相應人員，不要想當然的認為合同中的條款應該這樣應該那樣。

一個合同的發(fā)生是從業(yè)務部門開始的，業(yè)務部門有對外合作的需要就產生對外合作的需求，合作的基本形式就是簽訂合同約定相應的權利和義務，本人覺得可以由業(yè)務部門相關人員來把合同的第一道關，即建立《合同內容形式審查制度》，合同的內容包括合同權利和合同義務，合同的形式包括當事人合意的表現(xiàn)形式，該《合同內容形式審查制度》對合同的形式和合同的內容作出規(guī)范的制度要求，要求業(yè)務部門的業(yè)務人員提供給到的法務部門的合同里的條款、權利、義務要至少滿足該制度要求，包括：1、合同的形式條款；2、合同權利與合同義務。

1、合同的形式條款要求，包括：

A、當事人的名稱或者姓名和住所：

當事人是合同權利和合同義務的承受者，沒有當事人，合同權利義務就失去存在的意義，給付和受領給付也無從談起；

B、標的：

標的條款必須清楚地寫明標的名稱，以使標的特定化，能夠界定權利義務的量；

C、質量和數(shù)量：

標的質量需訂得詳細具體，如標的技術指標、質量要求、規(guī)格等都要明確；

標的數(shù)量要確切，要選擇雙方共同接受的計量單位，要確定雙方認可的計量方法，要應允許規(guī)定合理的磅差或尾差；

D、價款或酬金

價款是取得標的物所支付的代價；

酬金是獲得服務所應支付的代價；

價款，包括標的物本身的價款，還包括供貨過程中的運費、保險費、裝卸費、保管費、報關費等一系列額外費用，它們由哪一方支付，需在價款條款中寫明；

E、履行的期限

履行期限直接關系到合同義務完成的時間，涉及到當事人的期限利益，也是確定違約與否的因素之一；

履行期限可以規(guī)定為即時履行，也可以規(guī)定為定時履行，還可以規(guī)定為在一定期限內履行，如果是分期履行，還應寫明每期的準確時間；

履行期限若能通過有關規(guī)則及方式推定出來，則合同欠缺它，也不影響成立；

F、履行地點和方式

G、違約責任

H、解決爭議的方法

包括解決爭議運用什么程序、適用何種法律、選擇哪家檢驗或鑒定機構等內容。

2、合同權利與合同義務，包括：

A、合同的權利

B、合同的義務

C、合同關系的有機體性與程序性

合同權利和合同義務的選擇權、解除權和追認權等。

因無權代理或限制行為能力訂立的合同為效力待定的合同的風險和因對方當事人履約能力等風險的存在，法務部門首先需要對合同相對方的資信進行調查，以避免合同主體如前所述的風險，就有必要建立《資信調查制度》并建立相應的資信調查數(shù)據(jù)庫并定期更新資信數(shù)據(jù)，該《資信調查制度》的內容包括：

1、對方公司的品質、能力、資本、抵押和條件；

2、對方公司與企業(yè)往來的歷史記錄；

3、對方公司的規(guī)模、財務狀況、發(fā)展前景、自身的信譽、融資能力、償債能力等。

在完成對合同相對方的資信調查后，就需要對合同進行審查和審批，審查內容我們在上述內容中已經闡述，那審批流程怎么走呢？那么就有必要建立《合同審查審批制度》，《合同審查審批制度》中審批的內容，包括：一般公司通用的審批制度內容外，建議增加對合同評審用語的規(guī)范化內容和增加對合同評審流程進行復核，該增加部分內容請參見前述內容，這樣合同評審用語就規(guī)范了同時因為具備合同復核流程這樣也避免了信息不對等、疏忽大意等原因所帶來的不必要的損失。

不要以為合同簽定后法務部門的工作就結束了，合同履行過程所涉及的法務問題也不少，仍然要對合同的履行進行跟蹤和監(jiān)督，如在訴訟中，沒有足夠的證據(jù)證明對方欠款的事實，最直接的證據(jù)是欠條或者對賬單，其次是發(fā)貨材料證據(jù)，可現(xiàn)實的情況是：對賬單沒有、欠條沒有、發(fā)貨證據(jù)也不規(guī)范，這樣就導致了后續(xù)的法律風險：訴訟存在不能勝訴的可能，所以要建立合同履行的預警機制，建立《合同履行處理制度》和《合同存檔制度》，避免因為違約而引發(fā)的不必要的訴訟，包括：

1、法務部門應監(jiān)督業(yè)務部門按合同的約定全面履行自己的義務，并隨時督促合同對方及時履行其義務，對合同履行中發(fā)生的情況應建立合同履行情況的臺帳，包括：合同類別、合同主體、合同標的、供貨時間、付款方式、付款日期等；

2、法務部門應及時對合同履行過程中的書面簽證、往來函件、文書等材料進行整理、妥善保管原件和配合電子掃描件的保管，以備在產生爭議或訴訟時做為證據(jù)使用；

3、業(yè)務部門向對方單位交付標的物、款項、資料或發(fā)票時，應向對方索取收條或簽收憑證；

4、向對方單位發(fā)出通知時，應采取書面形式并由專人送達或快遞郵寄，并由對方在通知（或回執(zhí)）上蓋章或對方授權代表在通知（或回執(zhí)）上簽名，并由業(yè)務部門收回并交到法務部門存檔；

5、對合同履行過程中對方的違約情況，法務部門應及時查明原因，通過取證按照合同約定及時、合理、準確地向對方提出違約及要求補救或索賠的報告；

6、當公司接到對方的違約或索賠報告后，法務部門應認真研究并及時處理、解釋或提出反索賠，業(yè)務部門不得未經法務部門的確認在對方出具的違約或索賠報告、對帳單等確認類文書上簽字蓋章；

7、在合同履行的過程中，如果發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方有下列情況之一的，應立即中止履行合同，并及時書面上報相關管理人員處理：

A、對方經營狀況較惡化；

B、對方轉移財產，抽逃資金，以逃避債務；

C、對方喪失商業(yè)信譽；

D、對方有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形；

8、在對方發(fā)生合并、分立、改制、股權轉讓或其他重大事項以及對方的合同經辦人員發(fā)生變動時，應及時對帳并確認雙方債權債務；

9、履行合同約定的向公司付款義務的實際付款方如果不是合同簽約對方，必須要求實際付款方向公司出具代付款說明，要求合同簽約方向我方出具委托付款說明；

10、合同履行過程中如發(fā)生爭議或糾紛，業(yè)務部門應及時向法務部門匯報，必要時組織外部律師進行研究、討論，并應及時提起訴訟或仲裁，以免超過訴訟或仲裁時效。

關于合同管理制度的制定，還建議建立《標準合同制度》，包括：

合同管理的目的與法務工作的目的一脈相承的，都是控制企業(yè)的法律風險，其中的預防更是合同管理的重點；企業(yè)的法律風險在合同中的體現(xiàn)可能都認識的比較清楚，如合同欺詐、合同陷阱、合同漏洞、合同缺陷、合同約定不明確、合同履行跟蹤缺失等等，都是因為合同的原因，導致的企業(yè)損失或者隱形損失的出現(xiàn)。那么合同管理就是為了解決這些問題而開展的，那怎么開展呢，本人認為可以通過建立上述的《合同內容形式審查制度》、《資信調查制度》、《合同審查審批制度》、《合同履行處理制度》、《合同存檔制度》和《標準合同制度》等制度來控制當前存在的法律風險和預防未來要發(fā)生的法律風險；所有的合同管理制度都必須符合公司的業(yè)務實際，都必須建立在業(yè)務部門配合的基礎上，要從幫忙業(yè)務部門的角度去考慮合同管理制度，使合同管理制度既能避免風險，又不給業(yè)務部門添加麻煩，任何過度影響業(yè)務的合同管理制度都不是好的制度，適用于業(yè)務的才是最好的合同管理制度。

三、法律風險防范體系的建立：企業(yè)法律風險包括基于法律規(guī)定、監(jiān)管要求或合同約定，由于企業(yè)外部環(huán)境及其變化，或企業(yè)及其關聯(lián)體的作為或不作為，而對企業(yè)目標所產生的影響；企業(yè)法律風險包括企業(yè)承擔法律上的不利后果的可能性。

公司法律風險防范體系，包括：

1S、公司治理結構；

2S、公司合同風險防范體系；

3S、公司知識產權保護體系；

4S、公司人力資源風險防范體系；

5S、公司重大重組項目風險防范體系；

6S、公司法律風險預警機制；

7S、公司法律風險救濟機制；

8S、公司法律培訓體系；

9S、公司法律風險年度評估報告。

其中，1S、公司治理結構，包括：

A、因公司股權變動不規(guī)范引起的風險；

B、因股東會的召集召開程序不合法引起的風險；

C、因董事會運作不規(guī)范引起的風險；

D、引公司章程不規(guī)范引起的風險；

E、因管理層權限行使不當產生的風險；

F、因公章印鑒管理不當引起的風險

其中，2S、公司合同風險防范體系，包括：

A、因合同主體不適格產生的風險；

B、因代理權不明產生的風險；

C、因合同內容及條款不清晰產生的風險；

D、因合同效力產生的風險；

E、因爭議管轄產生的風險；

F、因合同履行產生的風險；

G、因證據(jù)保管產生的風險。

其中，3S、公司知識產權保護體系，包括：

A、促進知識產權產出的制度；

B、員工發(fā)明創(chuàng)造權屬的確定與分享；

C、技術成果申報制度；

D、知識產權申請、維持、放棄的評估和確定體系；

E、專利、商標、商業(yè)秘密的管理體系；

F、知識產權的監(jiān)督及預警機制。

其中，4S、公司人力資源風險防范體系，包括：

A、人事招聘風險；

B、公司裁減人員方案設計與實施；

C、公司股權激勵方案設計與實施；

D、公司薪酬體系方案設計與實施；

E、員工商業(yè)秘密保護方案設計與實施；

F、勞務派遣方案設計與實施；

G、公司改制、并購、重組中的勞動人事管理方案設計與實施；

H、實施重大項目人力資源狀況背景調查。

其中，5S、公司重大重組項目風險防范體系，包括：

A、因盡職調查不徹底產生的風險；

B、因違反產業(yè)政策產生的風險；

C、因重組或投資程序不合法產生的風險；

D、因違反國有資產管理產生的風險；

E、因投資不實或資金不到位產生的風險；

F、股東財產與公司財產混同產生的風險；

G、因歷史遺留問題處理不當產生的風險；

H、因審批或監(jiān)管不當產生的風險；

其中，6S、公司法律風險預警機制，包括：

風險識別、風險評估、預警提示、動態(tài)反饋。

其中，7S、公司法律風險救濟機制，包括：

A、對方違約的合同救濟法律風險，包括：

A1、抗辯權的行使及法律風險；

A2、保全措施及法律風險；

B、己方違約的合同救濟法律風險，包括：

B1、為對方提供違約證據(jù)的法律風險；

B2、不當成就解除條件的法律風險；

B3、違約責任約定不對稱的法律風險；

C、不可抗力的合同救濟法律風險，包括：

C1、通知義務及法律風險；

C2、減損措施及法律風險；

D、合同解除的合同救濟法律風險，包括：

D1、長效合同缺乏解除條件約定；

D2、合同解除通知義務履行不當；

D3、合同解除后續(xù)事項約定不明。

其中，8S、公司法律培訓體系，包括：

A、合同風險實務培訓；

B、知識產權保護實務培訓；

C、人力資源風險實務培訓；

D、法律糾紛實務培訓。

其中，9S、公司法律風險年度評估報告，包括：

A、日常運營法律風險年度報告；

B、業(yè)務合同法律風險年度報告；

C、人力資源法律風險年度報告；

D、知識產權法律風險年度報告；

E、其他方面法律風險年度報告。

關于法律風險管理過程，包括下圖所示：

企業(yè)IPR管理經驗（五）｜關于公司法務管理的一些思考

關于法務部門的職能架構，如果每個專業(yè)模塊都是部門的話，可以設置法律事務中心，下轄：

法律事務部（可以承擔上述9項職能中的1S、5S、6S、7S、9S職能項）；

合同管理部（可以承擔上述9項職能中的2S、4S職能項）；

知識產權部（可以承擔上述9項職能中的3S職能項）；

訴訟部（如果訴訟業(yè)務較多的情況下，可以承擔上述9項職能中的7S職能項）；

關于9項職能中的8S職能項即公司法律培訓是每個部門都要做的，可以由法律事務部來統(tǒng)籌協(xié)調。

關于法務部門的職能架構，如果每個專業(yè)模塊都是組的話，可以設置法務部，下轄：

法律事務組（可以承擔上述9項職能中的1S、5S、6S、7S、9S職能項）；

合同管理組（可以承擔上述9項職能中的2S、4S職能項）；

知識產權組（可以承擔上述9項職能中的3S職能項）；

訴訟組（如果訴訟業(yè)務較多的情況下，可以承擔上述9項職能中的7S職能項）；

關于9項職能中的8S職能項即公司法律培訓是每個組都要做的，可以由法律事務組來統(tǒng)籌協(xié)調。

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來源：IPRdaily中文網（iprdaily.cn）

作者：陳易華

編輯：IPRdaily王穎校對：IPRdaily縱橫君

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