從風(fēng)險(xiǎn)梳理體系、元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化論商業(yè)秘密管理體系的有效制定之法

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“如何梳理風(fēng)險(xiǎn)、制定保護(hù)機(jī)制？怎樣分級(jí)和固化商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)？管理機(jī)制、管理流程和制度如何準(zhǔn)確、高效銜接？”

來源：IPRdaily中文網(wǎng)（iprdaily.cn）
作者：汪靜 羅思中國咨詢業(yè)務(wù)總監(jiān)

商業(yè)秘密是企業(yè)的重要無形資產(chǎn)，已經(jīng)成為其在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的有力武器。企業(yè)對(duì)商業(yè)秘密的管理程度，無疑反映出企業(yè)整體的管理水平，更是企業(yè)凸顯核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要管理機(jī)制。商業(yè)秘密保護(hù)與管理機(jī)制已是企業(yè)一把手來抓的重點(diǎn)之一，這在我們的一手調(diào)研中得到直接印證。

如何梳理風(fēng)險(xiǎn)、制定保護(hù)機(jī)制？怎樣分級(jí)和固化商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)？管理機(jī)制、管理流程和制度如何準(zhǔn)確、高效銜接？本文結(jié)合理論與實(shí)踐，回答上述這些對(duì)企業(yè)切實(shí)落地商業(yè)秘密保護(hù)而言意義非凡的問題。

本文以科創(chuàng)企業(yè)為例，從商密風(fēng)險(xiǎn)防范及管理的企業(yè)場(chǎng)景出發(fā)，梳理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。同時(shí)，從商業(yè)秘密數(shù)據(jù)的定級(jí)、固化以及員工意識(shí)培養(yǎng)三個(gè)維度為大家提供建議。

風(fēng)險(xiǎn)梳理體系

01.商業(yè)秘密保護(hù)之于科創(chuàng)型企業(yè)的重要性

科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，科技人才快速流動(dòng)，科創(chuàng)企業(yè)在對(duì)外進(jìn)行技術(shù)合作或技術(shù)許可時(shí)，以及核心技術(shù)人員離職后引發(fā)商業(yè)秘密糾紛等情形時(shí)常發(fā)生?？萍紕?chuàng)新型企業(yè)發(fā)展過程中實(shí)際面臨的挑戰(zhàn)，決定了企業(yè)商業(yè)秘密保護(hù)需求之重要性和迫切性。

從企業(yè)屬性看，科創(chuàng)型企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展快、產(chǎn)品更新?lián)Q代快，需要短時(shí)間內(nèi)召集有經(jīng)驗(yàn)的人才、快速提取智力內(nèi)容，營(yíng)造有利于創(chuàng)造的環(huán)境，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品的高速復(fù)制。反向工程對(duì)標(biāo)分析是這類創(chuàng)新性企業(yè)技術(shù)開發(fā)過程當(dāng)中的常用方式，目的是不斷迭代、尋求突破，第一時(shí)間掌握核心技術(shù)，從而形成追趕龍頭的加速度，成為中國乃至世界賽道的創(chuàng)新引領(lǐng)者。

對(duì)于這樣的企業(yè)，商業(yè)秘密的價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)前置于產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)市場(chǎng)價(jià)值的過程，因?yàn)楫a(chǎn)品可能在數(shù)年之后才會(huì)落地、產(chǎn)生現(xiàn)金流。在此過程中，如果商業(yè)秘密被侵害，不僅影響產(chǎn)品的價(jià)值，企業(yè)的生存與穩(wěn)定發(fā)展甚至也會(huì)受到意料之外的阻力。

需要強(qiáng)調(diào)的是，商業(yè)秘密可能隨著人員的流動(dòng)被帶走。對(duì)企業(yè)主而言，一方面要留住人才，另一方面也要尋找快速汲取人才技能的應(yīng)對(duì)之法。難點(diǎn)在于，一是如何清楚區(qū)分人本身的技能和商業(yè)秘密；二是科創(chuàng)型企業(yè)的研發(fā)人員占比重、涉及人員多，商業(yè)秘密以各種形式散落在各個(gè)角落，同時(shí)新的商業(yè)秘密也在企業(yè)的發(fā)展過程中不斷生成，導(dǎo)致商業(yè)秘密的保護(hù)看似無從著手。

盡管面臨著種種困難，越來越多的科創(chuàng)企業(yè)管理者有建立商業(yè)秘密管理體系的意識(shí)，并且花精力、肯投入。但這并非管理者個(gè)人的事，它需要集團(tuán)眾多部門和人員通力合作，而需要正視和警惕的是，初創(chuàng)型企業(yè)的組織架構(gòu)未必百分百完善。從商業(yè)秘密管理的支持部門來講，有的初創(chuàng)型企業(yè)完全傾斜于研發(fā)，甚至法務(wù)部、知識(shí)產(chǎn)權(quán)部、人事部、合規(guī)部等的配置并未齊全，比如法務(wù)部兼顧知識(shí)產(chǎn)權(quán)部，面向成百上千的研發(fā)人員，專項(xiàng)事務(wù)只有一兩個(gè)人應(yīng)對(duì)。

這種情況下，要高效建立和完善商業(yè)秘密管理體系，并在日常具有實(shí)操性，做到防患于未然，保障追溯和留痕，且不至于禁錮組織內(nèi)分享和創(chuàng)造的活力，要求不可謂不高。

02.“三個(gè)流”的商業(yè)秘密風(fēng)險(xiǎn)梳理體系

商業(yè)秘密在產(chǎn)生和使用過程中形成，只有在流動(dòng)中才產(chǎn)生價(jià)值。

建立商業(yè)秘密保護(hù)以及防泄漏等機(jī)制，源頭在于，甄別什么是商業(yè)秘密？商業(yè)秘密屬于什么密級(jí)？

商業(yè)秘密在業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生，無論是怎樣的業(yè)務(wù)流程，總體可以被透視和歸納為：信息流、人才流、物理流：
信息流：不同主體產(chǎn)生的信息在內(nèi)外部交互；
人才流：人員的流動(dòng)，包括招聘、換崗、離職等；
物理流：所有可能涉及商業(yè)秘密的載體與可能接觸到這些載體的空間、事件，比如：訪客接待、研發(fā)空間管理、工廠管理、圖紙管理等。

用這三個(gè)“流”透視業(yè)務(wù)流程，并在甄別的商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)管理措施，使得制定的商業(yè)秘密保護(hù)機(jī)制落到實(shí)處。

對(duì)技術(shù)型公司而言，理清商業(yè)秘密的產(chǎn)生與使用方法，最關(guān)鍵的是梳理與關(guān)注“信息流”和“人才流”。

信息本身由人產(chǎn)生，所以信息流和人才流關(guān)系密切。假設(shè)某位員工從一個(gè)項(xiàng)目調(diào)整至另一個(gè)項(xiàng)目或離職等，人才流的保密機(jī)制就會(huì)啟動(dòng)，是故信息流和人才流環(huán)環(huán)相扣。

信息流聚焦于源頭，即根據(jù)產(chǎn)生的主體來鎖定主體，觀察分析該主體在具體的業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的新信息，以及以何種方式和載體呈現(xiàn)。

信息流梳理可以采用從上至下的透視方式層層剝離。不同企業(yè)的功能和交互千差萬別，筆者在經(jīng)過十?dāng)?shù)個(gè)案例訪談后，總結(jié)出如下技巧訣竅——明確生成潛在商業(yè)秘密信息最多的部門是哪個(gè)，比如研發(fā)部門內(nèi)最多，同時(shí)研發(fā)部門和其他部門交互也較多，甚至涉及較頻繁的外部交互。那么交互傳遞了哪些信息？過程中，內(nèi)部和外部產(chǎn)生了什么風(fēng)險(xiǎn)？可據(jù)此梳理，層層明確。

在研發(fā)部門內(nèi)部的不同項(xiàng)目組中，比如按照工種分為算法、軟件工程、光學(xué)鏡頭設(shè)計(jì)、機(jī)電設(shè)計(jì)等。一種常見風(fēng)險(xiǎn)是，盡管有不同分工和各自職責(zé)所在，但是所有項(xiàng)目人員可以無差別獲得所有材料；另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)是，研發(fā)人員要對(duì)采購部、生產(chǎn)部等其他部門人員發(fā)指令，即部門內(nèi)信息分發(fā)至所有其它相關(guān)部門。

企業(yè)內(nèi)部各部門間的信息交互尚且風(fēng)險(xiǎn)可控，而另一方面，一旦涉及研發(fā)人員因產(chǎn)品定制等客觀需求與供應(yīng)商等外部交互時(shí)，情況會(huì)更加復(fù)雜。供應(yīng)商從前期與研發(fā)部門單向聯(lián)系，轉(zhuǎn)變?yōu)橹泻笃谂c品控部、采購部等內(nèi)部多個(gè)部門多線溝通，信息分發(fā)面不斷擴(kuò)大；供應(yīng)商的管控難度有增無減，如果供應(yīng)商相對(duì)集中，企業(yè)過于依賴少數(shù)供應(yīng)商，甚至?xí)窒碚钻P(guān)鍵物料，在雙方保密協(xié)議不到位，或者保密條款落實(shí)不到位，或者缺少核心零部件供應(yīng)商的定期保密審計(jì)等情況下，很容易造成商業(yè)秘密泄露。

另外，對(duì)商業(yè)秘密本身的識(shí)別不夠透徹，也可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)。例如，客服人員帶著完整產(chǎn)品到達(dá)客戶場(chǎng)域調(diào)試，現(xiàn)場(chǎng)根據(jù)實(shí)際問題產(chǎn)出的解決方案沒有被固化，久而久之，積少成多，可能造成嚴(yán)重后果。

沿著信息流，按照內(nèi)外部使用信息不妥當(dāng)，以及商業(yè)秘密未得到識(shí)別兩大類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行梳理，可以形成完整的風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告，這在之后制定體系機(jī)制和明確各部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任范圍時(shí)，將其作為企業(yè)“信息流”“人才流”具體情況的分析基礎(chǔ)。

03.小結(jié)

在企業(yè)不斷發(fā)展、創(chuàng)新產(chǎn)品持續(xù)迭代升級(jí)的當(dāng)下，過程中所產(chǎn)生的數(shù)量龐大的商業(yè)秘密，需要切實(shí)可行的管理流程和措施，便于企業(yè)方厘清等級(jí)并實(shí)施保護(hù)。這對(duì)企業(yè)主、相關(guān)負(fù)責(zé)人甚至普通公司員工，提出了更細(xì)節(jié)、細(xì)致的要求。

元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化

01.商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)的密級(jí)確定

商業(yè)秘密在動(dòng)態(tài)中產(chǎn)生并發(fā)揮作用，其核心本質(zhì)是技術(shù)的源頭。比如研發(fā)人員在項(xiàng)目進(jìn)程中產(chǎn)生的所有信息，即商業(yè)秘密的基礎(chǔ)來源，本質(zhì)上都是保密信息。在技術(shù)和產(chǎn)品開發(fā)過程中，部分信息可能面臨在第二階段被公開，作為對(duì)外宣傳和客戶需要的信息，類如設(shè)備的安裝參數(shù)，設(shè)備的功耗、能耗和性能等。

極端一點(diǎn)說，反向工程可以獲得的所有技術(shù)秘密，必須要在某一階段根據(jù)專利布局的需求，進(jìn)行專利保護(hù)。換言之，原始保密信息中，若是不必要公開及不用專利保護(hù)的，始終屬于企業(yè)的商業(yè)秘密。保密信息產(chǎn)生到專利申請(qǐng)完成的中間過程可能會(huì)持續(xù)一定時(shí)間，期間所有信息都是商業(yè)秘密保護(hù)的對(duì)象。鎖定保護(hù)對(duì)象的一個(gè)重要概念是“商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)”。

面對(duì)數(shù)量眾多的商業(yè)秘密，確定密級(jí)很重要，類似日常管理中要提高效能：并非所有東西都值得管理，也絕非以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施管理。比如，一些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人傾向于對(duì)所有保密信息都用絕密的方式實(shí)施保護(hù)，導(dǎo)致非常大的管理成本投入。分層管理商業(yè)秘密才是效率最大化的明確之舉。

值得一提的是，并非項(xiàng)目中的每個(gè)人都需要具備識(shí)別商業(yè)秘密及分等級(jí)的能力或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，更有效的方式是由研發(fā)負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌密級(jí)。因?yàn)槊芗?jí)的定義并不容易，其難點(diǎn)在于，將不同類型的商業(yè)秘密放入同一個(gè)等級(jí)體系，這一過程存在很多方法論，例如技術(shù)和產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分析、與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相比的優(yōu)劣勢(shì)比較，需要緊扣產(chǎn)品本身和核心賣點(diǎn)進(jìn)行綜合考慮。評(píng)估可以量化成打分制，既需要企業(yè)端的技術(shù)人員、產(chǎn)品經(jīng)理，也需要律所等專業(yè)機(jī)構(gòu)的專利和技術(shù)分析人員，共同商議決定。

例如前述的客戶調(diào)試現(xiàn)場(chǎng)，客服人員可以將商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)固定下來，其密級(jí)根據(jù)本身價(jià)值確定，存在共性的問題或?qū)Ξa(chǎn)品迭代有較大啟示的內(nèi)容，定為“機(jī)密”；普遍的個(gè)案問題定為普通商業(yè)秘密。

比如，芯片研發(fā)制造領(lǐng)域，核心原理都掌握在排名靠前的國際企業(yè)手中。如果一家芯片檢測(cè)設(shè)備供應(yīng)商經(jīng)過多年投入和研發(fā)，獲得一種獨(dú)一無二的檢測(cè)方案，可以提高檢測(cè)準(zhǔn)確度和反應(yīng)度，從而提升檢測(cè)效率，可以定為“絕密”級(jí)別的商業(yè)秘密；原理的載體（如紙質(zhì)圖紙、數(shù)據(jù)化圖紙），以及測(cè)試時(shí)的各種數(shù)據(jù)和算法模型，和其存放的數(shù)據(jù)庫、代碼庫，可根據(jù)具體情況定為“機(jī)密/絕密”級(jí)別；系統(tǒng)背后的光學(xué)和機(jī)械部件等關(guān)鍵客制化組件，可定在“機(jī)密”級(jí)別。

02.商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)固化

商業(yè)秘密的權(quán)限范圍、密級(jí)、載體以及保護(hù)方式，最終可通過Excel工作表等形式呈現(xiàn)，重點(diǎn)是描述的到位程度和全面性，好比是給IT和信息安全部的一個(gè)指令表，對(duì)方可以根據(jù)表上要求進(jìn)行實(shí)操，有助于商業(yè)秘密保護(hù)的實(shí)際落地。

此處有兩個(gè)訣竅。如果沿著一條技術(shù)線厘清某個(gè)產(chǎn)品或項(xiàng)目后，公司內(nèi)部其他技術(shù)和產(chǎn)品的相關(guān)保護(hù)流程具備一定的可類比性，某種程度上可舉一反三。

此外，商業(yè)秘密和專利存在動(dòng)態(tài)切換，需要協(xié)同保護(hù)。在識(shí)別商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)時(shí)，建議將專利狀態(tài)與專利進(jìn)程的過程保護(hù)系統(tǒng)實(shí)行對(duì)接，做好商業(yè)秘密留痕到主動(dòng)通過專利化公開的記錄。

固化以外，可以通過保密信息分層的方式制定保密流程。結(jié)合保密信息機(jī)制的“最小化”和“只知道必須知道”的原則，大大降低管控成本。比如食品、飲料相關(guān)企業(yè)的配方管理：公司只有少數(shù)幾個(gè)人知道其配方本身，大多數(shù)員工只知道其中一部分；配方存在數(shù)個(gè)甜味不同子配方；工廠不同生產(chǎn)線掌握不同配方要素，需要特定加工指標(biāo)以及調(diào)配方式指引，最終產(chǎn)出產(chǎn)品。總而言之，沒有任何一人能從頭至尾掌控全流程，每一層級(jí)對(duì)應(yīng)不同信息。

另一個(gè)常見案例是財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)報(bào)表一般建議采取瀑布式分拆，根據(jù)不同職位、按照“必須知道”的原則進(jìn)行。比如，銷售只知道售價(jià)，但不知道成本，必須和知曉成本端信息的市場(chǎng)部門人員進(jìn)行制度化隔斷，例如簽訂保密協(xié)議。

有了組織架構(gòu)和管控機(jī)制，下一步是如何真正在業(yè)務(wù)流程中落地？

一個(gè)關(guān)鍵概念是——設(shè)置IP控制點(diǎn)，在特定節(jié)點(diǎn)上，必須要執(zhí)行跟商業(yè)秘密保護(hù)或者是專利化有關(guān)的具體動(dòng)作。比如項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)確定商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)人是否為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人；拿到項(xiàng)目初審報(bào)告時(shí)，商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)以及背后可能存在的專利意向，包括其密級(jí)等，應(yīng)該有相應(yīng)的記錄和更新；項(xiàng)目過程中，出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)崗或離職情況，人才流設(shè)置的IP控制點(diǎn)立即啟動(dòng)。

03.員工的商業(yè)秘密保護(hù)意識(shí)培養(yǎng)

幫助員工提高對(duì)商業(yè)秘密保護(hù)的認(rèn)知和意識(shí)，至關(guān)重要。

企業(yè)商業(yè)秘密保護(hù)的落地，從人才選擇的環(huán)節(jié)就已經(jīng)開始——人員來自哪類公司，決定了他對(duì)商業(yè)秘密保護(hù)意識(shí)的起點(diǎn)。在整個(gè)商業(yè)秘密管理體系中，除了員工保密意識(shí)的培訓(xùn)外，在商業(yè)秘密元數(shù)據(jù)以及商業(yè)秘密和專利協(xié)同保護(hù)層面，也應(yīng)安排深入的培訓(xùn)。一般培訓(xùn)形式是教授和問答為主，結(jié)合考評(píng)進(jìn)行培訓(xùn)效果驗(yàn)收。同時(shí)，教導(dǎo)和警示要從入職第一天開始，比如要求研發(fā)人員不可與外部人員單獨(dú)會(huì)議。類似的教育要貫穿職業(yè)生涯始終，形成商業(yè)秘密保護(hù)的企業(yè)文化。

改變可以從企業(yè)自我診斷開始：企業(yè)一把手對(duì)商業(yè)秘密管控的重視程度如何？如果理念不到位，怎樣去影響和提升？如果公司內(nèi)部還沒有管理體系，首先明確商業(yè)秘密含金量最高的部門是哪些？重點(diǎn)的產(chǎn)品線能否做試點(diǎn)、立榜樣，形成最佳實(shí)踐？如何與客戶在商業(yè)秘密保護(hù)的理念上達(dá)成共識(shí)、實(shí)現(xiàn)同步？如何利用業(yè)務(wù)方面的痛點(diǎn)，采用“三個(gè)流”（“信息流”“人才流”“物理流”）方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)梳理？能夠內(nèi)部完成還是需要借力外部專業(yè)團(tuán)隊(duì)？

同時(shí)，群眾的眼睛是雪亮的?？梢栽儐枂T工，從他們的觀察視角如何評(píng)價(jià)公司的商業(yè)秘密保護(hù)意識(shí)和能力？有哪些需要改進(jìn)的地方？從前的工作經(jīng)驗(yàn)中有哪些可借鑒的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)？

當(dāng)然，各家公司情況各異，一定程度上尋求專業(yè)機(jī)構(gòu)的客制化、高效化的支持，可以事半功倍。

04.小結(jié)

值得強(qiáng)調(diào)的是，任何理念和方法的意義在于實(shí)踐。借用管理界鼻祖彼得·德魯克的話：管理是一種實(shí)踐，其本質(zhì)不在于知道，而在于行；其驗(yàn)證不在于邏輯，而在于成果。

從當(dāng)下開始梳理風(fēng)險(xiǎn)、制定相關(guān)保護(hù)機(jī)制并尋求落地之法，不斷在過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，人和事的管理高效配合，使商業(yè)秘密管理機(jī)制如虎添翼。

（原標(biāo)題：從風(fēng)險(xiǎn)梳理體系、元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化論商業(yè)秘密管理體系的有效制定之法）

來源：IPRdaily中文網(wǎng)（iprdaily.cn）

作者：汪靜 羅思中國咨詢業(yè)務(wù)總監(jiān)

編輯：IPRdaily趙甄          校對(duì)：IPRdaily縱橫君

注：原文鏈接：從風(fēng)險(xiǎn)梳理體系、元數(shù)據(jù)的密級(jí)與固化論商業(yè)秘密管理體系的有效制定之法（點(diǎn)擊標(biāo)題查看原文）

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