公司法務管理的全球新趨勢

【小D導讀】

全球企業(yè)法律顧問協(xié)會2011年首席法務官調查報告顯示，法務官首先面臨的挑戰(zhàn)就是對公司目前和將來進行的每一項行動都要保持同步。做到這一點需要開放溝通渠道，而在全球各地，企業(yè)需要遵守不斷出臺的越來越多的規(guī)定，這進一步加大了難度。

最近，ACC（全球企業(yè)法律顧問協(xié)會）對全球1000多家法務部門開展了一項調查。這份名稱為“2011年ACC首席法務官調查”的報告提供了與公司法務管理的全球趨勢有關的資料。參加本項調查的是全球各地企業(yè)中的首席法務官（chief legal officer，簡稱“CLO”），人數(shù)超過1100名。這些企業(yè)中，42%是私營企業(yè)，約34%是上市公司，其余是非盈利機構、外企子公司以及其他類型的組織。

在本文中，我想針對該調查作一概述，內容包括人員配置、費用管理、外部法律顧問管理等方面的趨勢。法務部門的人員配置在不斷變化。本調查所收到的回復表明，現(xiàn)在聘用支持人員的法務部門比以往有所增加。2008年，26%的受調查企業(yè)表示僅在其法律部門配備律師。目前，這一數(shù)字已降至24%。全球各地大多數(shù)法務部門都會聘用秘書、助理律師、法律文職人員等各類支持人員。其中唯一出現(xiàn)減少的支持人員是傳統(tǒng)意義上面向計算機、信息技術及其他相關事務提供幫助的技術支持人員。至于此類職能是否由其他部門加以執(zhí)行，本調查并未作出說明。人員配置及規(guī)模（與人員數(shù)量、收入相關）。本次調查的數(shù)據(jù)與以往的數(shù)據(jù)表現(xiàn)出相同的趨勢，即一般而言，上市公司通常擁有最大的法務部門；在這些部門中，我們發(fā)現(xiàn)平均約十分之七的人員是律師，其余則是傳統(tǒng)的支持人員，如助理律師、秘書、法律文職人員等。

律師的分布地點不斷變化。與往年相比，今年分布在美國以外的律師數(shù)量超過其他任何時期。增幅最大的是亞洲?，F(xiàn)在，各類公司一旦開展業(yè)務，就會派駐律師，而亞洲則是全球各地企業(yè)的業(yè)務不斷增長的地區(qū)。數(shù)據(jù)表明，2009年全球法務部門2%的律師分布在亞洲，現(xiàn)在這一比例已增至9%。法務部門內部聘用。明年雇傭員工的計劃有所增加，這是一個耐人尋味的趨勢。調查中37%的首席法務官表示將在明年雇傭人員，這一數(shù)字高于以往各年。這也可以說明，法務部門逐漸意識到，與外包給律師事務所等服務提供商相比，由部門內部的人員完成工作具有更高的性價比。對于新的一年，CLO最關心的是如何對可能具有法律影響的公司活動了然于胸。ACC要求首席法務官們列出5條關于來年他們最為關注的事項。結果，他們最為關心的事項是如何與公司的法律事務或可能具備法律影響的公司活動保持信息同步。

企業(yè)在不斷成長，從實務到產(chǎn)品都在推陳出新。而所有這些都具有潛在法律風險。CLO所面臨的挑戰(zhàn)就是對公司目前和將來進行的每一項行動都要保持同步。做到這一點需要開放溝通渠道，但對于超大型公司來說，要做到這一點更為困難。而在全球各地，企業(yè)還需要遵守不斷出臺的越來越多的規(guī)定，這進一步加大了難度。費用管理。大多數(shù)CLO表示，其部門的成本是根據(jù)公司的總費用預算進行劃撥的，這與以往所報告的情況類似。

今年的一項變化是，一些企業(yè)表示在實際的操作中，他們會就所提供的法律服務向某些業(yè)務部門收取費用。而62%的受調查部門表示其預算是公司總管理費用的一部分。費用管理歷來對CLO具有重要意義。超過三分之二的被調查者表示正在采取措施提高成本或時間效益，以節(jié)省公司開支或為法務部門創(chuàng)收。在他們提供的答案中，他們最關注的是外部法律顧問的替代性費用安排。第二個最常見的答案是增加對助理律師、簽約律師以及其他行政人員的使用；其目的是幫助提高法務部門的效率。法務部門逐漸意識到，與外包給律師事務所等法律服務提供商相比，由部門內部的人員完成特定工作可節(jié)省成本。外部法律顧問相關的費用管理。內部律師發(fā)現(xiàn)，使用簽約律師也是節(jié)省開支的一個辦法。12%的CLO聲稱他們會聘用簽約律師。簽約律師是臨時性律師，他們在特定時期內就特定項目進行工作。受調查的法務部門的預算規(guī)模也比較耐人尋味。我們發(fā)現(xiàn)48%（不足一半）的法務部門每年花費在外部法律顧問上的費用不超過100萬美元，而有超過五分之一的法務部門每年在此項費用上的支出超過500萬美元。當問及經(jīng)濟衰退所產(chǎn)生的影響時，54%的CLO回答說已經(jīng)遭受到經(jīng)濟衰退的影響。隨著法務部門工作量的增加，“少花錢多辦事”這個常見的作法我們每年的每屆調查中都會有所體現(xiàn)。有趣的是，盡管超過一半的受調查者表示受到經(jīng)濟衰退的影響，但相比2009年的報告數(shù)字，這一比例已大幅減小了：20%2009年，74%的受調查者曾表示受到經(jīng)濟衰退的影響。外部法律顧問的管理。近半數(shù)的CLO聲稱2010年外部法律顧問向其收取的單位小時費用有所增加。43%的CLO聲稱2011年該項費用還將增長。

本次調查再次向CLO問及其在上一年度的經(jīng)歷。關于2011年度的情況說明是在2011年夏季收集的。三分之一的反饋表明，受調查者在上一年已采取控制外部法律顧問開支的措施，也藉此實現(xiàn)了費用節(jié)省。在目前正針對外部法律顧問開支采取新控制的法務部門中，近三分之二的部門正在運用特定類型的基于價值的費用核算方法。該方法是與提出某種公式、定價手段或某類方法相關的一種協(xié)議，而這些是我們在進行服務成本核算時所看重的。該方法不一定與相關人員花費在具體工作上的小時數(shù)掛鉤，而是與實際服務的價值相關聯(lián)。設計該方法的目的在于幫助法務部門控制成本、管理計劃，以及為律師事務所提供實現(xiàn)持續(xù)盈利的一個辦法。

上述近三分之二的比例高于以往所報告的數(shù)字，它表明了這樣一個趨勢，即更多的企業(yè)正在尋求與外部法律顧問建立基于價值的合作關系的途徑。對于如何改進與外部法律顧問的關系，CLO所提出的最重要的兩條建議與我們以往所收集到的建議類似:建議之一是強化事務管理和預算管理,對于客戶而言，預算管理一向具有重要意義;另一項建議在以往的調查報告中已有所體現(xiàn)，即采用替代性費率/固定費率/折扣費率，這些費率全都旨在減少外部法律顧問服務的成本。所有CLO均表示，外部法律顧問對他們很重要，如何減少外部法律顧問方面的費用開支是他們所面臨的一個挑戰(zhàn)。

作者：吉姆．默克林格（Jim Merklinger,全球企業(yè)法律顧問協(xié)會副總裁）整理：IPRdaily 趙珍網(wǎng)站：www.islanderfriend.com

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