專利信息分析項目業(yè)務開展淺談

【小D導讀】

隨著企業(yè)知識產權意識的不斷加強，專利信息分析業(yè)務必會迎來較大的發(fā)展。但目前專利信息分析業(yè)務仍處于發(fā)展初期，知識產權服務機構需在服務理念、客戶溝通、需求的挖掘與確定、項目管理、流程規(guī)范等各個環(huán)節(jié)有所提升，方能滿足客戶對于專利信息分析項目的要求。

一、引言 隨著企業(yè)知識產權意識的不斷深化，企業(yè)的業(yè)務需求開始從傳統(tǒng)的專利申請向專利服務的全產業(yè)鏈擴展，作為企業(yè)專利布局乃至知識產權戰(zhàn)略支撐的專利信息分析項目，在全產業(yè)鏈中是一項重要的業(yè)務。新的市場需求意味著新的商機，把握好市場，滿足客戶的新需求，真正地為客戶提供有價值的信息，對于知識產權服務機構來說，既是機遇，也是挑戰(zhàn)。

專利信息分析項目區(qū)別于傳統(tǒng)的專利申請業(yè)務，傳統(tǒng)的專利申請業(yè)務強調個案的技術理解，強調個體的單兵作戰(zhàn)，強調微觀的技術和法律上的縱深。專利信息分析項目則強調對于某一技術領域的全面理解、強調項目組成員的協(xié)同作戰(zhàn)，強調宏觀信息、微觀信息在廣度和深度上的有機結合。傳統(tǒng)的專利申請業(yè)務服務周期短、客戶需求明確、技術信息量少、流程環(huán)節(jié)少，專利信息分析項目周期長、客戶需求情況復雜、技術信息量龐雜、流程環(huán)節(jié)多。因此，筆者認為，知識產權服務機構需在服務理念、客戶溝通、需求的挖掘與確定、項目管理、流程規(guī)范等各個環(huán)節(jié)有所提升，方能滿足客戶對于專利信息分析項目的要求。

二、服務理念 服務理念是指導服務者的精神信條，更是行為指導。對于專利信息分析項目來說，由于其比傳統(tǒng)服務周期更長，數據處理量更大，分析內容更復雜，因此在項目實施過程中，服務理念的貫徹與落實無疑是高質量完成專利信息分析項目的先決條件，筆者認為，在項目執(zhí)行中，專業(yè)性服務和客戶為先的服務理念尤為重要。

（一）專業(yè)性服務 專業(yè)性服務理念體現在三個方面，項目實施流程專業(yè)化、項目實施內容專業(yè)化、項目實施人員專業(yè)化。

項目實施流程的專業(yè)性體現在項目流程的規(guī)范性、可操作性。由于專利信息分析項目的復雜性，需要進行規(guī)范的流程管理，涉及到項目各個環(huán)節(jié)，從前期的背景調研、需求溝通、檢索、分析、建議等各個流程步驟的流程管理。

項目實施內容專業(yè)化體現在項目實施內容需要依托專業(yè)化的平臺工具、專業(yè)化的分析方法和手段、專業(yè)化的布局手段，出具符合行業(yè)特點、企業(yè)自身特點的分析報告。

項目實施人員專業(yè)化體現在項目分工協(xié)助上各類角色的相互配合，例如項目管理、項目溝通接口人、檢索人員、分析人員的配合以及各類角色所應有的溝通技能以及相應的項目實施專業(yè)技能。

（二）客戶為先 客戶為先要求專利信息分析項目的實施開展過程中為客戶提供便捷順暢的溝通方式，項目的實施結果以滿足客戶需求，為客戶提供高附加值的優(yōu)質服務、提升客戶的競爭能力和運營能力為目標。知識產權服務機構需要認識到，專利信息分析項目存在的市場基石是要能夠為客戶提供有價值的信息和建議，如果無法做到這一點，該類業(yè)務將不會在整體專利服務行業(yè)中獲得長足的發(fā)展。

筆者認為，專利信息分析項目服務需要依托專業(yè)性的服務，以客戶為先作為指導思想，圍繞客戶需求提供極致的服務質量，才能夠持續(xù)地發(fā)展壯大。

三、客戶溝通 作為服務行業(yè)的從業(yè)者，與客戶進行良好溝通以了解客戶需求是提供服務的基本要求，專利分析項目是為企業(yè)的研發(fā)或者企業(yè)專利布局或者企業(yè)整體戰(zhàn)略服務的，因此，對于客戶溝通的要求更高。專利信息分析項目的特點是周期長，與客戶交流頻繁。辦案人在與客戶交流的過程中進一步了解、挖掘客戶的新需求。

筆者認為，在專利信息分析項目中，需要在以下幾個方面提升客戶溝通服務質量。

（一）溝通的全程化 專利信息分析項目不同于傳統(tǒng)的專利代理業(yè)務，客戶的分析目的、分析側重點、分析的模塊、指標均有所差異，并且客戶也有可能在項目進行過程中根據項目結果調整分析重點等。因此在項目開始時，需首先了解客戶分析的目的、需求，從而把握研究方向。此外，在項目實施過程中也需與客戶保持良好溝通，在項目實施過程，在多個環(huán)節(jié)設置溝通節(jié)點，例如在檢索策略的制定環(huán)節(jié)、初步檢索結果反饋環(huán)節(jié)、最終檢索結果確定環(huán)節(jié)、分析報告初步架構環(huán)節(jié)、匯報結題環(huán)節(jié)等，通過及時與客戶溝通，確定是否在信息獲取方向、分析側重方向、分析的縱深方向有調整必要等。通過上述溝通，使項目的最終結果不但符合客戶的要求，而且可以為客戶提供具有高附加值的服務。

（二）溝通的單一接口、信息共享機制 在專利信息分析項目開展過程中，客戶方項目參與人員通常包括技術總監(jiān)、IPR等，知識產權服務機構方項目參與人員包括項目經理、檢索人員、分析人員等，因此，在雙方溝通時，最好單一接口溝通。即雙方都確定唯一的接口人，避免信息的多口輸入和多口輸出產生信息混亂。同時，所有的書面往來方式均需要抄送到各個項目組成員，確保信息共享。另外，對于例如通過電話方式等獲得的信息，需要通過電話記錄等方式分享到各個項目組成員。

（三）選擇合適的溝通方式 與客戶的溝通方式可以分為書面溝通、電話溝通、現場溝通三種方式，三種方式各有優(yōu)劣，采取正確的溝通方式，可以起到事半功倍的效果。

書面溝通優(yōu)勢在于可以清楚地展示多個問題，并且條理清晰。因此這種方式非常適合于方向性、復雜性問題的確認。當然這種方式也存在一定的劣勢，如果一方沒能及時收到郵件或未能及時答復，可能導致項目進度延誤。如果信件中的一些問題表述不清，導致對方錯誤理解，則可能將整個項目帶入歧途，產生嚴重后果。因此，對于重要問題，通常需要輔助電話溝通。

電話溝通的優(yōu)勢是快捷，該種方式非常適合一些緊急問題的溝通。電話溝通作為一種即時溝通方式，溝通雙方可以更加清楚地闡明自己的意圖或糾正對方的錯誤理解，因此這種方式可以有效避免由于誤解而導致的方向性問題。電話溝通通常輔助于書面溝通，澄清一些重要問題。

現場溝通是一種雙方面對面的溝通方式，該溝通方式的適用性很強，任何問題都可以在現場解決。如客戶可以展示產品幫助項目成員理解技術，知識產權服務機構也可以通過講解等方式使客戶了解到在專利信息分析項目中，自己得到哪些有用的信息，從而一次性解決大部分問題，大大減少中間環(huán)節(jié)耗費的時間。同時，有些企業(yè)尤其是初次合作的企業(yè)，出于信任等原因，一般都會要求現場溝通，因此現場溝通也是一次增強互信的大好機會。

但現場溝通相對耗費時間，無論是項目成員出訪還是客戶來訪。因此現場溝通前應盡量做好充分的準備，爭取在一次面談中，解決大部分問題，同時給客戶留下好的印象，為以后進一步深化合作打下基礎。

四、客戶需求的確定與挖掘 專利信息分析業(yè)務的方向是多樣的，不同的分析思路和分析方式往往會得到不同的結果。而究竟該從哪些角度進行重點分析，完全取決于客戶自身的需求。但由于專利信息分析業(yè)務在國內還是新興業(yè)務，因此并不是所有客戶都十分清楚自身的需求。所以面對不同的客戶，項目成員需要確定客戶需求或者引導或挖掘客戶的需求。

（一）需求明確的客戶 一些企業(yè)自身擁有經驗豐富的知識產權團隊，他們有著明確的需求，清楚自己需要什么，并知道如何配合知識產權服務機構完成專利信息分析項目。面對這樣的客戶，項目成員只要做到正確理解、把握客戶的需求，在項目的執(zhí)行過程中就不會輕易出現方向性偏差，而且往往事半功倍。

需求明確的客戶對專利信息分析業(yè)務有一定了解，甚至對于報告構架、章節(jié)目錄都能清楚規(guī)范，因此針對這樣的客戶，在完成項目的基礎上，應進一步考慮如何通過給予客戶更高附加值的服務來增強雙方的互信，從而進一步深化合作，并最終建立長期穩(wěn)定的合作互惠關系。

（二）需求不明確的客戶 專利信息分析業(yè)務作為一個新興業(yè)務，對很多企業(yè)尤其是國內企業(yè)來說十分陌生。企業(yè)不清楚專利信息分析項目可以給企業(yè)提供哪些信息，更不了解專利信息分析項目的執(zhí)行流程以及企業(yè)自身應該如何配合知識產權服務機構完成項目。面對這樣的客戶，項目成員必須對客戶給予適當的引導，幫助其明確需求，確定分析方向，為客戶提供有用的信息與建議。

由于這樣的客戶本身對專利信息分析項目了解不多，因此一般不會在項目的執(zhí)行過程中,例如檢索策略的制定、分析模塊、指標等過多地引入自己的想法，因此在完成客戶的委托時，服務機構占據主動地位，需要對于項目的各個環(huán)節(jié)例如檢索策略指定、分析模塊選擇、分析報告構架進行把握。然而在項目執(zhí)行過程中，項目成員也必須充分理解客戶的需求，確定項目組設定的上述檢索策略、分析模塊、報告構架能否滿足客戶的需求，并且盡可能地對于客戶進行引導，使得其能夠對項目有一定的方向性控制。

（三）需求明確但缺乏經驗的客戶 有些企業(yè)雖然有著明確的需求，并且也希望在項目的執(zhí)行過程中引入自己的想法，但由于缺乏相應的項目經驗，所以不能很好的把握項目中的一些重要環(huán)節(jié)，如檢索范圍的確定，專利標引分類的確定。此時如果完全依照客戶的指示，很可能會誤入歧途，導致最終分析結果的價值大打折扣，甚至得出錯誤結論。例如，在進行某一技術的專題檢索時，有的客戶經驗不足，會希望檢索局限于自身所應用的技術來推斷整個技術的趨勢。

面對這種情況，項目成員必須在深入理解客戶需求的基礎上給予適當的引導，并根據自己的知識與經驗，通過與客戶的耐心細致的溝通，溝通什么樣的信息能夠滿足客戶的需求，從而確定出合理的檢索范圍與分析方式，保證項目質量，并最終為客戶提供有價值的信息。

五、項目管理 項目的順利實施離不開專業(yè)的項目管理，項目管理涉及例如項目的啟動、計劃、控制、執(zhí)行、結題等各個環(huán)節(jié)。項目管理涉及到內部管理和外部管理。內部管理涉及到流程管理、任務/人員管理、時間進度管理、質量管理、成果管理等。外部管理主要涉及到與客戶的溝通與協(xié)作。以下簡單對內部管理幾個重點進行闡述:

（一）流程管理 與傳統(tǒng)專利代理業(yè)務相比，專利信息分析項目的涉及的流程步驟更加多樣，因此，需要解析各流程步驟并且對于各個流程步驟之間的關系進行規(guī)范。專利分析項目通常涉及到的流程步驟例如前期調研、檢索策略、初檢結果確定、除噪、最終檢索結果確定、分析架構確定、專利標引、宏觀分析、競爭對手分析、技術路線分析、技術優(yōu)劣勢分析等部分。上述有些流程步驟是串行的，有些流程步驟是并行，有些流程步驟僅有滿足一定條件才能執(zhí)行。因此，在流程中要明確各個步驟之間的關系并嚴格按照既定的流程執(zhí)行項目。

例如，在檢索工作完成后，各方必須對待分析的最終檢索結果予以確定，在各方尚未對上述結果確定下來之前，不能急于進行其他分析工作內容。同樣，在最終檢索結果予以確定后，專利數據的標引、宏觀分析等工作就可以并行進行。流程規(guī)范制定后，必須嚴格執(zhí)行，嚴格執(zhí)行流程不僅僅能提高質量，也能提高效率。

（二）時間進度管理 專利信息分析項目不同于傳統(tǒng)的專利代理業(yè)務，不存在官方絕限，但存在客戶要求時限。知識產權服務機構應提高效率以獲得競爭優(yōu)勢。在項目執(zhí)行過程中，須嚴格按照客戶的時限要求或者按照有競爭力的項目周期來控制整體項目的時間進度。

通過整體項目周期計算項目的各個流程步驟耗用的時間，并且在過程中按照計劃的項目周期來實施流程步驟，例如繪制時間甘特圖。需要注意，上述時間進度計劃需慎重更改。在項目執(zhí)行過程中，項目管理需要不斷地檢視各個環(huán)節(jié)的時間節(jié)點是否嚴格把控。

專利信息分析項目的流程步驟繁多，并且環(huán)環(huán)相扣，任何一個環(huán)節(jié)的延誤都可能導致后面環(huán)節(jié)的大規(guī)模拖延，最終影響分析報告的質量。為了避免這種情況的發(fā)生，項目成員自身必須樹立很強的時間觀念，嚴格控制各個時間節(jié)點。項目經理也須將時間進度作為項目績效進行考核。

此外，對于需要客戶協(xié)助的工作，項目成員應該對客戶進度保持跟蹤，以避免因客戶的原因而導致項目進度延誤。

（三）任務/人員管理 專利信息分析項目通常需要多人協(xié)作完成。為了實現多人順利配合，需要提前制定好任務安排計劃，例如繪制人員任務分配矩陣，將具體的任務落實到具體的人員處，分配清楚任務，避免存在模糊區(qū)和未分配的空白區(qū)。

在多人協(xié)作的過程中，首先要保證項目組成員之間的交流順暢，任何新的信息包括來自客戶和項目進行過程中的新發(fā)現都必須都要第一時間傳達給所有項目組成員，及時共享，除了通過辦公管理軟件共同分享信息外，最好可以安排晨會或定期會議，項目組成員間的即時性的溝通也很重要。

例如，多人針對同一項目進行技術標引，除了事先約定好標引準則之外，由于專利的情況千差萬別，所以需要不斷總結新的情況以確定該類文件需要劃入哪一類技術，這樣的分類標準需要不斷地擴充更新并使得所有的項目組成員都能及時地統(tǒng)一標準。

（四）質量管理 質量管理存在于流程的各個常規(guī)流程步驟中，例如檢索策略制定環(huán)節(jié)等。質量管理的方式可以利用已知的多種方式進行，例如抽查等。

同時，根據項目的具體組織實施情況另外增加可能的質量管理的環(huán)節(jié)點。例如，專利信息分析項目中需要處理的數據量很大時，不同項目組成員的成果整合環(huán)節(jié)可能是出錯的環(huán)節(jié)，為此需要考慮質量管理的措施和手段，例如設置專人進行整合。

此外，在質量管理的過程中需要重視類似于工業(yè)設計中的防呆設計的防錯機制的建立。防錯機制是指通過對于已經發(fā)生的失誤進行總結，如何通過流程的改變或者文件的處理等確保錯誤不可能發(fā)生。

（五）成果管理 在項目實施過程中，會產生大量的文件，作為項目的中間成果和最終成果。專利分析項目應當做好原始數據、中間文件、最終文件以及各種表單管理。從命名規(guī)則、存儲方式、修改標記的保留等各個方面確保專利分析項目的各類成果的清晰和正確。

六、結語 隨著企業(yè)知識產權意識的不斷加強，專利信息分析業(yè)務必會迎來較大的發(fā)展。但目前專利信息分析業(yè)務仍處于發(fā)展初期，知識產權服務機構需在服務理念、客戶溝通、需求的挖掘與確定、項目管理、流程規(guī)范等各個環(huán)節(jié)有所提升，方能滿足客戶對于專利信息分析項目的要求。

來源：北京康信知識產權代理有限責任公司 ?作者：李慧賈旭整理：IPRdaily 趙珍網站：islanderfriend.com ? IPRdaily小秘書個人微信號： 各位D友可添加“IPRdaily”的個人微信號:?iprdaily2014（驗證申請中請說明具體供職機構+姓名） 關注小D可獲更多的實務干貨分享，定期私密線下活動，更有機會加入細分專業(yè)，接地氣的知識產權圈實務社區(qū)交流群。 專利信息分析項目業(yè)務開展淺談

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