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文/IPRdaily特約撰稿人 牟昌兵
【小D導(dǎo)讀】
電子郵件簡(jiǎn)稱為E-MAIL,是一種廣泛使用的商務(wù)溝通工具,如何撰寫(xiě)一封規(guī)范、合格的電子郵件對(duì)于專利代理人而言至關(guān)重要。
電子郵件簡(jiǎn)稱為E-MAIL,是一種廣泛使用的商務(wù)溝通工具。專利代理人更是每天都在使用電子郵件,電子郵件是專利代理人給客戶的第一印象。規(guī)范、合格的電子郵件不一定能為專業(yè)水平加分,但是一封糟糕的電子郵件卻會(huì)讓客戶對(duì)你的印象大打折扣。如何撰寫(xiě)一封規(guī)范、合格的電子郵件對(duì)于專利代理人而言至關(guān)重要。
在專利代理人與客戶郵件溝通中,基于職業(yè)本身的嚴(yán)謹(jǐn)性和高效溝通的需求,對(duì)電子郵件使用規(guī)范要求較高。但是現(xiàn)實(shí)中,仍然存在很多問(wèn)題,例如郵件主題不明確,正文內(nèi)容缺乏邏輯等,這些都會(huì)影響客戶對(duì)專利代理人專業(yè)能力的評(píng)價(jià),降低溝通效果。
本文從電子郵件的撰寫(xiě)規(guī)范和使用注意事項(xiàng)兩個(gè)方面進(jìn)行介紹。
電子郵件的撰寫(xiě)規(guī)范
電子郵件一般包括:信頭、主題、稱謂、正文、簽名檔,以及附件六個(gè)部分。
信頭:注意抄送和密送的使用
信頭部分包括三域:收件人(TO)、抄送(CC)和密送(BCC)。TO、CC、BCC域允許你指定合適的策略讓收件人接收信息。
TO:為那些與郵件信息極度相關(guān)且隨時(shí)需要作出回應(yīng)的人準(zhǔn)備的。如果你認(rèn)為誰(shuí)與此極度相關(guān),你應(yīng)該把他們包含在TO域中。
CC:用來(lái)發(fā)送給那些你認(rèn)為應(yīng)該知道這件事情但又不是特別相關(guān)的人,他們僅僅需要知道事情的進(jìn)展而不需要為此做出回應(yīng);
BCC:被用來(lái)當(dāng)你希望其他人收到這個(gè)郵件,但你不想除收件人以外的人知道他收到了這封郵件。當(dāng)人們收到郵件,他們能看到TO和CC域的收件人,但看不到BCC域的收件人。
1.如果發(fā)送和抄送的人員較多,應(yīng)當(dāng)注意TO和CC域中的各收件人的排序。比如按照部門(mén)排序、按照職位從高到低排序。
2.在郵件的開(kāi)頭把所有你認(rèn)為相關(guān)的人都寫(xiě)進(jìn)來(lái)是個(gè)不錯(cuò)的方法,這樣你可以讓別人知道誰(shuí)參與了此事。如果收件人超過(guò)4個(gè)人,最好以“大家好”、“各位好”等作為開(kāi)頭。
主題:簡(jiǎn)明扼要、重點(diǎn)突出
1.主題應(yīng)該是收件人需要了解的最重要的信息,并體現(xiàn)郵件核心內(nèi)容。例如,一封臨近官方時(shí)限的OA答復(fù)返稿郵件,最好在主題中標(biāo)明官方時(shí)限,以提醒收件人及時(shí)處理。
2.主題應(yīng)該是具體的和描述性的。例如,通知會(huì)議的郵件主題不應(yīng)該是“電話會(huì)議”,而應(yīng)該是“XXX專利討論電話會(huì)議-2015.03.11上午10:00”。
3.主題中應(yīng)該指明郵件涉及的案件信息。案件信息包括:該案客戶編號(hào)、代理方編號(hào)、案件進(jìn)展。為了便于客戶操作,最好將客戶方信息列在最前端。如果是與技術(shù)人員的郵件往來(lái),客戶編號(hào)可以替換為技術(shù)人員擬的發(fā)明名稱,以便技術(shù)人員了解當(dāng)前郵件涉及的內(nèi)容。案件進(jìn)展可以是第幾次返稿等。
4.如果是主題就能夠表達(dá)清楚整個(gè)郵件的內(nèi)容,最好在郵件主題結(jié)尾處標(biāo)記“無(wú)內(nèi)文”、“完”等,以提醒收件人無(wú)需打開(kāi)郵件正文。例如,“煩請(qǐng)?zhí)峁XX專利技術(shù)交底書(shū),謝謝!(無(wú)內(nèi)文)”。
5.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí),可以根據(jù)需要修改郵件主題。至于是否使用自動(dòng)顯示的“RE:XXX”或者“答復(fù):XXX”則各有利弊,好處在于收件人能夠直接了解郵件是對(duì)那一封郵件的答復(fù),壞處是這往往導(dǎo)致郵件標(biāo)題冗長(zhǎng)。值得注意的一點(diǎn)是,應(yīng)該刪除一些郵件系統(tǒng)自動(dòng)添加的信息,例如安全性標(biāo)識(shí)等。
6.在寫(xiě)標(biāo)題的時(shí)候也要注意對(duì)自己的郵件重要性作個(gè)判定,并且進(jìn)行標(biāo)識(shí)。這樣做的目的是讓收件人了解這封信的輕重緩急。對(duì)于專利代理人而言,最多的還是涉及到時(shí)限的郵件。
稱謂:禮貌得體是關(guān)鍵
1.郵件的開(kāi)頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的回應(yīng);在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
2.如果對(duì)方有職務(wù),應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方,如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務(wù),則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。如果搞不清性別,一般情況下按“X工程師”稱呼。
3.避免稱呼全名和英文名。尤其是不熟悉的人,更不宜直接稱呼全名,對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼全名。
正文:簡(jiǎn)明扼要
1.正文要簡(jiǎn)明扼要,即應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情??梢园凑铡附鹱炙怼箤⒁c(diǎn)有條理的羅列出來(lái),也就是對(duì)內(nèi)容進(jìn)行歸納然后分點(diǎn)羅列。行文應(yīng)通順,多用簡(jiǎn)單詞匯和短句,準(zhǔn)確清晰的表達(dá),不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。
2.如果具體內(nèi)容確實(shí)很多,正文應(yīng)只作摘要介紹,然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。這尤其適用于通過(guò)郵件進(jìn)行技術(shù)溝通,可以將溝通內(nèi)容批注在附件中,一來(lái)便于對(duì)方查看,二來(lái)郵件中沒(méi)有細(xì)節(jié)內(nèi)容確保不會(huì)泄密(附件一般有加密)。摘要介紹可以寫(xiě)明:1)附件中涉及的問(wèn)題個(gè)數(shù);2)每個(gè)問(wèn)題對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼等。
3.一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說(shuō)清楚,說(shuō)準(zhǔn)確。不要過(guò)兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件,這會(huì)讓人很反感。
4.盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字,注意使用拼寫(xiě)檢查這是對(duì)別人的尊重,也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文電子郵件,最好把拼寫(xiě)檢查功能打開(kāi);如果是中文電子郵件,注意拼音輸入法帶給你的同音別字。
在郵件發(fā)送之前,務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫(xiě)是否有錯(cuò)誤。
5.注意正文的論述語(yǔ)氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系;郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同,選擇恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)氣進(jìn)行論述,以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方,請(qǐng)、謝謝之類的語(yǔ)句要經(jīng)常出現(xiàn)。
電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人,因此對(duì)別人意見(jiàn)的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。
6.正文格式要規(guī)范??梢宰裱?大基本原則:a.親密,相互關(guān)聯(lián),意思相近的內(nèi)容應(yīng)該放在一起,可以通過(guò)設(shè)置段間距區(qū)分內(nèi)容分組;b.對(duì)齊,保證頁(yè)面上的某兩個(gè)元素之間總是圍繞一條直線對(duì)齊,例如縮進(jìn)相同;c.對(duì)比、有意識(shí)地增加不同等級(jí)元素之間的差異性,要么相同要么完全不同,例如通過(guò)不同的縮進(jìn)體現(xiàn);d.重復(fù),分析頁(yè)面元素等級(jí)后,選取相同等級(jí)的元素來(lái)重復(fù),例如每一個(gè)大點(diǎn)的縮進(jìn)相同,同時(shí)每個(gè)同一級(jí)別的小點(diǎn)縮進(jìn)及間距相同。
7.合理提示重要信息。重要的信息需要提示,但不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫(xiě)字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的,但過(guò)多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn),影響閱度。
簽名檔:簡(jiǎn)短的、專業(yè)性的署名
1.每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名,這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你,但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。
2.簽名信息不宜過(guò)多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數(shù)過(guò)多,一般不超過(guò)4行。你只需將一些必要信息放在上面,對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息,自然會(huì)與你聯(lián)系。
3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配,簡(jiǎn)體、繁體或英文,以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。
附件:切勿遺漏添加附件
1.如果郵件中帶有附件,應(yīng)該在發(fā)送之前檢查是否遺忘,并在正文中提示收件人查看附件,附件文件命名應(yīng)當(dāng)符合收件人保存,以收件人無(wú)需重命名為原則。
2.郵件中帶有多個(gè)附件時(shí),則正文中(一般為結(jié)尾)應(yīng)將附件數(shù)量、內(nèi)容,標(biāo)題列明。附件最好不超過(guò)4個(gè),附件數(shù)量太多時(shí)應(yīng)該壓縮打包。
3.如果附件有密碼,在添加附件之前,應(yīng)該先用密碼嘗試打開(kāi)附件,以測(cè)試密碼設(shè)置是否錯(cuò)誤,以防收件人無(wú)法打開(kāi)附件。如果事先未約定密碼,則應(yīng)該在正文中說(shuō)明密碼設(shè)置規(guī)則,或者以其他方式告知對(duì)方附件的密碼。
電子郵件使用注意事項(xiàng)
1.避免過(guò)多的郵件。相比電話,郵件的優(yōu)點(diǎn)是,我們可以重復(fù)的閱讀溝通內(nèi)容。對(duì)于重要、復(fù)雜、需要準(zhǔn)確理解的問(wèn)題,郵件可以保證信息完整地傳達(dá)給收件人。不過(guò),過(guò)多的郵件也會(huì)給對(duì)方造成麻煩,因此,要避免任何事情都發(fā)郵件。
2.如果需要作為證據(jù),建議使用電子郵件。往來(lái)的郵件還可以成為溝通的證據(jù)。這對(duì)專利代理人尤其重要。舉兩個(gè)例子:
a.與客戶存在分歧時(shí),用郵件向客戶說(shuō)明自己的專業(yè)判斷,讓客戶來(lái)選擇最終方案,一來(lái)可以盡到代理人的責(zé)任,二來(lái)郵件內(nèi)容可以作為證據(jù),將來(lái)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以避免不必要的麻煩;
b.大多數(shù)客戶都會(huì)指定專利申請(qǐng)遞交期限,專利代理人有義務(wù)和責(zé)任提醒客戶及時(shí)處理以便在指定期限內(nèi)完整專利申請(qǐng),在指定期限之前定期發(fā)提醒郵件是很有必要的,一來(lái)及時(shí)的提醒可以保證專利申請(qǐng)過(guò)程順利,二來(lái)郵件可以作為代理人盡到提醒義務(wù)的證據(jù)。
3.電話和電子郵件配合使用。電子郵件的實(shí)時(shí)性較差,對(duì)方回信可快可慢,更甚的是對(duì)方可能根本就不回復(fù)你的郵件。所以,急需對(duì)方回應(yīng)的事情,最好打電話,或者一個(gè)電話配合一封郵件。
4.最好使用公司郵箱,避免使用個(gè)人郵箱。一方面,專利申請(qǐng)中涉及到保密技術(shù)資料,很多客戶會(huì)對(duì)郵箱地址進(jìn)行檢測(cè),私人郵箱的郵件可能被屏蔽;另一方面,私人郵箱在一定程度上降低客戶對(duì)公司的印象。
作者:IPRdaily特約撰稿人 ?牟昌兵 ? 微IP 編輯:IPRdaily 趙珍 ----------------------------- ? 【近期活動(dòng)推薦】
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