專利代理人：專業(yè)化從寫好E-MAIL開始

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文/IPRdaily特約撰稿人牟昌兵

【小D導(dǎo)讀】

電子郵件簡稱為E-MAIL，是一種廣泛使用的商務(wù)溝通工具，如何撰寫一封規(guī)范、合格的電子郵件對(duì)于專利代理人而言至關(guān)重要。

電子郵件簡稱為E-MAIL，是一種廣泛使用的商務(wù)溝通工具。專利代理人更是每天都在使用電子郵件，電子郵件是專利代理人給客戶的第一印象。規(guī)范、合格的電子郵件不一定能為專業(yè)水平加分，但是一封糟糕的電子郵件卻會(huì)讓客戶對(duì)你的印象大打折扣。如何撰寫一封規(guī)范、合格的電子郵件對(duì)于專利代理人而言至關(guān)重要。

在專利代理人與客戶郵件溝通中，基于職業(yè)本身的嚴(yán)謹(jǐn)性和高效溝通的需求，對(duì)電子郵件使用規(guī)范要求較高。但是現(xiàn)實(shí)中，仍然存在很多問題，例如郵件主題不明確，正文內(nèi)容缺乏邏輯等，這些都會(huì)影響客戶對(duì)專利代理人專業(yè)能力的評(píng)價(jià)，降低溝通效果。

本文從電子郵件的撰寫規(guī)范和使用注意事項(xiàng)兩個(gè)方面進(jìn)行介紹。

電子郵件的撰寫規(guī)范

電子郵件一般包括：信頭、主題、稱謂、正文、簽名檔，以及附件六個(gè)部分。

信頭：注意抄送和密送的使用

信頭部分包括三域：收件人（TO）、抄送（CC）和密送（BCC）。TO、CC、BCC域允許你指定合適的策略讓收件人接收信息。

TO：為那些與郵件信息極度相關(guān)且隨時(shí)需要作出回應(yīng)的人準(zhǔn)備的。如果你認(rèn)為誰與此極度相關(guān)，你應(yīng)該把他們包含在TO域中。

CC：用來發(fā)送給那些你認(rèn)為應(yīng)該知道這件事情但又不是特別相關(guān)的人，他們僅僅需要知道事情的進(jìn)展而不需要為此做出回應(yīng)；

BCC：被用來當(dāng)你希望其他人收到這個(gè)郵件，但你不想除收件人以外的人知道他收到了這封郵件。當(dāng)人們收到郵件，他們能看到TO和CC域的收件人，但看不到BCC域的收件人。

1.如果發(fā)送和抄送的人員較多，應(yīng)當(dāng)注意TO和CC域中的各收件人的排序。比如按照部門排序、按照職位從高到低排序。

2.在郵件的開頭把所有你認(rèn)為相關(guān)的人都寫進(jìn)來是個(gè)不錯(cuò)的方法，這樣你可以讓別人知道誰參與了此事。如果收件人超過4個(gè)人，最好以“大家好”、“各位好”等作為開頭。

主題：簡明扼要、重點(diǎn)突出

1.主題應(yīng)該是收件人需要了解的最重要的信息，并體現(xiàn)郵件核心內(nèi)容。例如，一封臨近官方時(shí)限的OA答復(fù)返稿郵件，最好在主題中標(biāo)明官方時(shí)限，以提醒收件人及時(shí)處理。

2.主題應(yīng)該是具體的和描述性的。例如，通知會(huì)議的郵件主題不應(yīng)該是“電話會(huì)議”，而應(yīng)該是“XXX專利討論電話會(huì)議-2015.03.11上午10:00”。

3.主題中應(yīng)該指明郵件涉及的案件信息。案件信息包括：該案客戶編號(hào)、代理方編號(hào)、案件進(jìn)展。為了便于客戶操作，最好將客戶方信息列在最前端。如果是與技術(shù)人員的郵件往來，客戶編號(hào)可以替換為技術(shù)人員擬的發(fā)明名稱，以便技術(shù)人員了解當(dāng)前郵件涉及的內(nèi)容。案件進(jìn)展可以是第幾次返稿等。

4.如果是主題就能夠表達(dá)清楚整個(gè)郵件的內(nèi)容，最好在郵件主題結(jié)尾處標(biāo)記“無內(nèi)文”、“完”等，以提醒收件人無需打開郵件正文。例如，“煩請?zhí)峁XX專利技術(shù)交底書，謝謝?。o內(nèi)文）”。

5.回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)需要修改郵件主題。至于是否使用自動(dòng)顯示的“RE：XXX”或者“答復(fù)：XXX”則各有利弊，好處在于收件人能夠直接了解郵件是對(duì)那一封郵件的答復(fù)，壞處是這往往導(dǎo)致郵件標(biāo)題冗長。值得注意的一點(diǎn)是，應(yīng)該刪除一些郵件系統(tǒng)自動(dòng)添加的信息，例如安全性標(biāo)識(shí)等。

6.在寫標(biāo)題的時(shí)候也要注意對(duì)自己的郵件重要性作個(gè)判定，并且進(jìn)行標(biāo)識(shí)。這樣做的目的是讓收件人了解這封信的輕重緩急。對(duì)于專利代理人而言，最多的還是涉及到時(shí)限的郵件。

稱謂：禮貌得體是關(guān)鍵

1.郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

2.如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。如果搞不清性別，一般情況下按“X工程師”稱呼。

3.避免稱呼全名和英文名。尤其是不熟悉的人，更不宜直接稱呼全名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱呼全名。

正文：簡明扼要

1.正文要簡明扼要，即應(yīng)簡明扼要的說清楚事情?？梢园凑铡附鹱炙怼箤⒁c(diǎn)有條理的羅列出來，也就是對(duì)內(nèi)容進(jìn)行歸納然后分點(diǎn)羅列。行文應(yīng)通順，多用簡單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。

2.如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，然后單獨(dú)寫個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。這尤其適用于通過郵件進(jìn)行技術(shù)溝通，可以將溝通內(nèi)容批注在附件中，一來便于對(duì)方查看，二來郵件中沒有細(xì)節(jié)內(nèi)容確保不會(huì)泄密（附件一般有加密）。摘要介紹可以寫明：1）附件中涉及的問題個(gè)數(shù)；2）每個(gè)問題對(duì)應(yīng)的頁碼等。

3.一次郵件交待完整信息。最好在一次郵件中把相關(guān)信息全部說清楚，說準(zhǔn)確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補(bǔ)充”或者“更正”之類的郵件，這會(huì)讓人很反感。

4.盡可能避免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查這是對(duì)別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文電子郵件，最好把拼寫檢查功能打開；如果是中文電子郵件，注意拼音輸入法帶給你的同音別字。

在郵件發(fā)送之前，務(wù)必自己仔細(xì)閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯(cuò)誤。

5.注意正文的論述語氣。根據(jù)收件人與自己的熟絡(luò)程度、等級(jí)關(guān)系；郵件是對(duì)內(nèi)還是對(duì)外性質(zhì)的不同，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣進(jìn)行論述，以免引起對(duì)方不適。尊重對(duì)方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。

電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對(duì)別人意見的評(píng)論必須謹(jǐn)慎而客觀。

6.正文格式要規(guī)范?？梢宰裱?大基本原則：a.親密，相互關(guān)聯(lián)，意思相近的內(nèi)容應(yīng)該放在一起，可以通過設(shè)置段間距區(qū)分內(nèi)容分組；b.對(duì)齊，保證頁面上的某兩個(gè)元素之間總是圍繞一條直線對(duì)齊，例如縮進(jìn)相同；c.對(duì)比、有意識(shí)地增加不同等級(jí)元素之間的差異性，要么相同要么完全不同,例如通過不同的縮進(jìn)體現(xiàn)；d.重復(fù)，分析頁面元素等級(jí)后，選取相同等級(jí)的元素來重復(fù)，例如每一個(gè)大點(diǎn)的縮進(jìn)相同，同時(shí)每個(gè)同一級(jí)別的小點(diǎn)縮進(jìn)及間距相同。

7.合理提示重要信息。重要的信息需要提示，但不要?jiǎng)硬粍?dòng)就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號(hào)等手段對(duì)一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。

簽名檔：簡短的、專業(yè)性的署名

1.每封郵件在結(jié)尾都應(yīng)簽名，這樣對(duì)方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認(rèn)出你，但不要為你的朋友設(shè)計(jì)這樣的工作。

2.簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對(duì)方如果需要更詳細(xì)的信息，自然會(huì)與你聯(lián)系。

3.簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。

附件：切勿遺漏添加附件

1.如果郵件中帶有附件，應(yīng)該在發(fā)送之前檢查是否遺忘，并在正文中提示收件人查看附件，附件文件命名應(yīng)當(dāng)符合收件人保存，以收件人無需重命名為原則。

2.郵件中帶有多個(gè)附件時(shí)，則正文中（一般為結(jié)尾）應(yīng)將附件數(shù)量、內(nèi)容，標(biāo)題列明。附件最好不超過4個(gè)，附件數(shù)量太多時(shí)應(yīng)該壓縮打包。

3.如果附件有密碼，在添加附件之前，應(yīng)該先用密碼嘗試打開附件，以測試密碼設(shè)置是否錯(cuò)誤，以防收件人無法打開附件。如果事先未約定密碼，則應(yīng)該在正文中說明密碼設(shè)置規(guī)則，或者以其他方式告知對(duì)方附件的密碼。

電子郵件使用注意事項(xiàng)

1.避免過多的郵件。相比電話，郵件的優(yōu)點(diǎn)是，我們可以重復(fù)的閱讀溝通內(nèi)容。對(duì)于重要、復(fù)雜、需要準(zhǔn)確理解的問題，郵件可以保證信息完整地傳達(dá)給收件人。不過，過多的郵件也會(huì)給對(duì)方造成麻煩，因此，要避免任何事情都發(fā)郵件。

2.如果需要作為證據(jù)，建議使用電子郵件。往來的郵件還可以成為溝通的證據(jù)。這對(duì)專利代理人尤其重要。舉兩個(gè)例子：

a.與客戶存在分歧時(shí)，用郵件向客戶說明自己的專業(yè)判斷，讓客戶來選擇最終方案，一來可以盡到代理人的責(zé)任，二來郵件內(nèi)容可以作為證據(jù)，將來出現(xiàn)問題時(shí)可以避免不必要的麻煩；

b.大多數(shù)客戶都會(huì)指定專利申請遞交期限，專利代理人有義務(wù)和責(zé)任提醒客戶及時(shí)處理以便在指定期限內(nèi)完整專利申請，在指定期限之前定期發(fā)提醒郵件是很有必要的，一來及時(shí)的提醒可以保證專利申請過程順利，二來郵件可以作為代理人盡到提醒義務(wù)的證據(jù)。

3.電話和電子郵件配合使用。電子郵件的實(shí)時(shí)性較差，對(duì)方回信可快可慢，更甚的是對(duì)方可能根本就不回復(fù)你的郵件。所以，急需對(duì)方回應(yīng)的事情，最好打電話，或者一個(gè)電話配合一封郵件。

4.最好使用公司郵箱，避免使用個(gè)人郵箱。一方面，專利申請中涉及到保密技術(shù)資料，很多客戶會(huì)對(duì)郵箱地址進(jìn)行檢測，私人郵箱的郵件可能被屏蔽；另一方面，私人郵箱在一定程度上降低客戶對(duì)公司的印象。

作者：IPRdaily特約撰稿人 ?牟昌兵 ? 微IP 編輯：IPRdaily 趙珍 ----------------------------- ? 【近期活動(dòng)推薦】

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