IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)（上）

深度

阿耐5年前

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來源：IPRdaily中文網(wǎng)（iprdaily.cn）

作者：張艷科慧遠(yuǎn)咨詢

原標(biāo)題：IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)（上）

目錄

STEP 0:寫在開始

STEP 1:弄清需求

STEP 2:確定基調(diào)

十多年來，作為一名知識產(chǎn)權(quán)顧問，大部分時(shí)間要么是在寫報(bào)告，要么是在改報(bào)告，以至于女兒把當(dāng)媽的工作概括成三個關(guān)鍵詞：知識產(chǎn)權(quán)、PPT和WORD。當(dāng)然，筆者也秉著言傳身教的理念，教育閨女一定要學(xué)好語文，避免將來慘遭BOSS吐槽。

去年公司安排內(nèi)訓(xùn)課程，同事們希望講講商務(wù)寫作，筆者爽快地答應(yīng)了。開始準(zhǔn)備課件時(shí)，才發(fā)現(xiàn)動手寫報(bào)告是一回事，比較系統(tǒng)地講授完全是另一回事。在閱讀了多本有關(guān)商務(wù)寫作的書籍后，依然沒有太好的思路。后來在“得到”聽完戴素老師的《有效提升你的職場寫作能力》課程，她的“甲方讀者”邏輯，讓筆者深受啟發(fā)，于是找到了切入點(diǎn)——從溝通出發(fā)，理解商務(wù)寫作。

寫在開始

商務(wù)寫作的本質(zhì)是什么？

很多人認(rèn)為，提高商務(wù)寫作能力就是訓(xùn)練筆桿子，實(shí)則不然。無法理解溝通對象的需求，再漂亮的“文章”也是枉然。在具備基本寫作能力的前提下（默認(rèn)上過大學(xué)就算），提升商務(wù)寫作能力，首先需要理解商務(wù)寫作的本質(zhì)。

我們先來看看，寫作的本質(zhì)是什么？

答：溝通。

接下來第二個問題，寫作這種溝通方式，與面談、電話的最大區(qū)別是什么？

答：寫作是單向溝通，面談和電話是雙向溝通。

那么，單向溝通意味著什么？

“單向”意味著：

? 想看就看，不想看就不看；

? 有時(shí)間、有興趣就細(xì)看，沒時(shí)間、沒興趣就粗看；

? 不知道讀者什么時(shí)間看，看的場景、心情不確定；

? 缺乏即時(shí)反饋，沒有解釋、補(bǔ)充、調(diào)整的機(jī)會等。

也就是說，有效的單向溝通不是一件容易的事，其效果受讀者的需求、喜好、精力、心情、背景知識等諸多不確定因素的影響，甚至可能遭遇莫名其妙地“躺槍”。

既然是單向溝通，第三個問題，商務(wù)寫作主要的溝通對象是誰？

答：“甲方讀者”。

典型的“甲方讀者”都有哪些？以公司為邊界，可以分為外部讀者和內(nèi)部讀者，外部“甲方讀者”包括客戶、相關(guān)政府部門、合作伙伴等；內(nèi)部“甲方讀者”包括單位領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目總監(jiān)、項(xiàng)目經(jīng)理等。

“甲方讀者”溝通不暢，往往都沒好果子吃，例如：

? 客戶對項(xiàng)目建議書不滿意，無合作意愿；

? 客戶對成果不滿意，驗(yàn)收難，后續(xù)合作告吹；

? 合伙人、項(xiàng)目經(jīng)理對工作成果不滿意，不認(rèn)可專業(yè)能力。

簡單來說，不合格的商務(wù)寫作，不僅會讓專業(yè)形象大打折扣，還常常會喪失后續(xù)溝通的機(jī)會，或者即便獲得再次溝通的機(jī)會，實(shí)現(xiàn)反轉(zhuǎn)的難度也很大。

因此，我們說，商務(wù)寫作的本質(zhì)是——面向“甲方讀者”的單向溝通。成功的商務(wù)寫作，需要從“作者邏輯”切換到“讀者邏輯”，面向“甲方讀者”制造雙向溝通的幻覺。作為一名知識產(chǎn)權(quán)從業(yè)人員，筆者必須要聲明，這段很精辟的總結(jié)來自戴素老師。

理解了商務(wù)寫作的本質(zhì)，我們來看看商務(wù)寫作的步驟。請永遠(yuǎn)記住一句話：切勿上來就寫！

01、弄清需求

需求分析至少包括三方面的內(nèi)容：溝通目的分析、閱讀對象分析和使用場景分析。

溝通目的分析：

? 爭取項(xiàng)目合作機(jī)會；

? 匯報(bào)項(xiàng)目階段性成果；

? 交付咨詢成果；

? 協(xié)助客戶內(nèi)部推動相關(guān)事宜；

? 協(xié)助客戶進(jìn)行行業(yè)重大事件分析；

? 向項(xiàng)目經(jīng)理/合伙人交付工作輸出等。

閱讀對象分析：

? 給誰看？

? 閱讀對象關(guān)心什么，想看到什么？

? 閱讀對象的背景知識如何？

? 閱讀對象喜歡什么風(fēng)格?

? 閱讀對象準(zhǔn)備如何使用這份材料？

? 誰對成果說了算？

使用場景分析：

? 先看后講；

? 只看不講；

? 先講后看；

? 客戶內(nèi)部傳閱；

? 客戶向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；

? 項(xiàng)目經(jīng)理/合伙人整合項(xiàng)目成果等。

商務(wù)寫作前，分析溝通目的和閱讀對象比較容易理解，這里特別說明一下使用場景。從理想的溝通效果出發(fā)，同樣的報(bào)告事項(xiàng)，不同使用場景，可能需要采用截然不同的結(jié)構(gòu)、形式和內(nèi)容顆粒度。對于“先看后講”的文檔，既要在“看”時(shí)讓讀者掌握基本思路，獲得認(rèn)可，又要在“講”時(shí)還能保持一定的新意；對于“只看不講”的文檔，讀者的閱讀習(xí)慣和背景知識尤為重要，它直接決定了文檔內(nèi)容深度和編寫形式。例如，面向研發(fā)人員的技術(shù)領(lǐng)域/競爭對手專利動態(tài)跟蹤報(bào)告，有些客戶要求提供權(quán)利要求的解釋，有些要求附帶專利文獻(xiàn)閱讀指引；有些習(xí)慣傳閱PPT，有些要求采用Excel。

所以，“敲字”之前，準(zhǔn)確理解需求是商務(wù)寫作的第一步，它能有效提高文檔滿足“甲方讀者”要求、達(dá)成溝通目的的幾率，避免跑偏，甚至推倒重來。

02、確定基調(diào)

在弄清需求之后，第二步要確定寫作的基調(diào)。

基調(diào)是指什么？

答：希望向讀者傳遞的價(jià)值。

“向讀者傳遞的價(jià)值”聽上去似乎很抽象，舉例來說。

例1

項(xiàng)目建議書的主要基調(diào)是什么？

答：跟我合作吧！

通過項(xiàng)目建議書，需要向潛在客戶傳遞的價(jià)值——我們準(zhǔn)確把握了需求，方案可心，收費(fèi)合理，經(jīng)驗(yàn)豐富，選我沒錯！

例2

項(xiàng)目啟動報(bào)告的主要基調(diào)是什么？

答：這計(jì)劃可行！

通過項(xiàng)目啟動報(bào)告，需要向客戶傳遞的價(jià)值——項(xiàng)目目標(biāo)定位準(zhǔn)確，項(xiàng)目計(jì)劃合理可行，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)專業(yè)靠譜，管理機(jī)制可信可靠，就這么開干吧！

例3

項(xiàng)目階段匯報(bào)的主要基調(diào)是什么？

答：按計(jì)劃順利進(jìn)行呢！

通過項(xiàng)目階段匯報(bào)，需要向客戶傳遞的價(jià)值——項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行，已取得階段性成果，項(xiàng)目能夠按計(jì)劃完成預(yù)定目標(biāo)，放心吧！

例4

項(xiàng)目最終匯報(bào)的主要基調(diào)是什么？

答：圓滿完成項(xiàng)目目標(biāo)！

通過項(xiàng)目階段匯報(bào)，需要向客戶傳遞的價(jià)值——項(xiàng)目目標(biāo)圓滿完成甚至超預(yù)期完成，合作愉快，下回繼續(xù)合作吧！

在確定基調(diào)后，需要結(jié)合閱讀對象的需求、合同規(guī)定、溝通情況、呈現(xiàn)要求等因素，確定文檔形式。

? PPT：圖文并茂，便于快速掌握要點(diǎn)；

? WORD：更正式，文字內(nèi)容豐富，可充分闡述；

? 其他：EXCEL、視頻、腦圖等。

小結(jié)一下，商務(wù)寫作的前兩個步驟：弄清需求和確定基調(diào)，記下第一條寫作規(guī)則：

Rule 1：先想后寫。

03、設(shè)定結(jié)構(gòu)

講述第三個步驟前，我們先來看兩個例子，這兩個例子都來自《金字塔原理》一書。

例1：請大家用2秒鐘閱讀下面的物品名稱，然后閉眼，看看還能回想起幾個。

牛奶、蘋果、雞蛋、土豆、酸奶、胡蘿卜、葡萄、黃油、橘子

例2：老友間的通信

IP咨詢顧問的商務(wù)寫作經(jīng)（上）

第一封信寫到：

親愛的雪莉：

咱倆是多年老朋友了…… 但大約一個月前你說了些令我難受的話……兩星期前，你又沒來參加我辦的宴會，后來……

讀到這里，如果我是雪莉，能感受到老朋友對自己不滿，但什么原因?qū)е掠颜x小船的翻了，好像也不清楚。

而第二封信，開篇旗幟鮮明地表達(dá)了“我恨你，原因如下”,相信讀信的雪莉多半一哆嗦，然后緊張地繼續(xù)往下看，到底什么原因把老友得罪了。

回到第一個例子，如果不能全記住，不用懷疑自己老了，腦子不好用，回到20年前，多半還是記不全，因?yàn)檫@是大腦處理信息的特征決定的。我們的大腦一次最多記憶7個思想，因此，需要將過多的思想分類和分組，在類別或組別間建立邏輯關(guān)系，這樣大腦記憶的思想就會變多，印象也會更深。同樣是第1個例子，如果我們把這些物品進(jìn)行下述分類，是不是容易記了許多。

蛋奶品：牛奶、雞蛋、酸奶、黃油

水果：蘋果、葡萄、橘子

蔬菜：土豆、胡蘿卜

正因?yàn)榇竽X處理信息的特點(diǎn)，文檔結(jié)構(gòu)的重要性不言而喻。在講述思維邏輯和寫作結(jié)構(gòu)方面，最經(jīng)典的當(dāng)屬麥肯錫的咨詢顧問芭芭拉·明托所提出的金字塔結(jié)構(gòu)，其中，自上而下的金字塔結(jié)構(gòu)最容易上手，使用頻率也很高。

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從上圖，我們可以看到最常用的三種子結(jié)構(gòu)：

子結(jié)構(gòu)一：主題與子主題之間的縱向關(guān)系；

子結(jié)構(gòu)二：子主題之間的橫向關(guān)系；

子結(jié)構(gòu)三：序言的講故事結(jié)構(gòu)。

具體的三類子結(jié)構(gòu)在此不再贅述，請參閱《金字塔原理》一書。

來源：IPRdaily中文網(wǎng)（iprdaily.cn）

作者：張艷科慧遠(yuǎn)咨詢

編輯：IPRdaily王穎校對：IPRdaily縱橫君

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