大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構(gòu)的幾點思考 ?

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“大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構(gòu)的三點重要考量因素?！?/strong>

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作者：雷磊 廣東先導(dǎo)稀材股份有限公司

摘要

大中型企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理人員需要定期或不定期遴選專利代理機構(gòu)作為知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)商，筆者在多年的大中型企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理工作中，總結(jié)了以下三點作為大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構(gòu)的重要考量因素：服務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、專利代理師的撰寫能力和服務(wù)意識、專利代理機構(gòu)的對接人的能力和處事風(fēng)格。

關(guān)鍵詞：知識產(chǎn)權(quán)管理、專利代理機構(gòu)、遴選

習(xí)近平總書記指出：創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動力，保護知識產(chǎn)權(quán)就是保護創(chuàng)新。企業(yè)是創(chuàng)新的主導(dǎo)力量之一。從某種程度上來說，大中型企業(yè)更是創(chuàng)新的引領(lǐng)力量。隨著知識產(chǎn)權(quán)強國建設(shè)的步伐不斷推進，大中型企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)工作也已經(jīng)全面開展，并和企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購、宣傳等環(huán)節(jié)建立密切關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員的工作也體現(xiàn)任務(wù)重、專業(yè)性強、處理流程繁瑣等特點。部分大中型企業(yè)組建了龐大的內(nèi)部知識產(chǎn)權(quán)團隊，處理企業(yè)內(nèi)部的諸多事務(wù)，但面對繁重的知識產(chǎn)權(quán)工作，尤其是專利申請工作，仍然需要尋求與專利代理機構(gòu)的合作。

知識產(chǎn)權(quán)工作已經(jīng)發(fā)展到一定階段的大中型企業(yè)大多已經(jīng)有一個或者多個穩(wěn)定合作的專利代理機構(gòu)。然而，隨著企業(yè)的持續(xù)發(fā)展和專利申請量的不斷增長，以及對已合作專利代理機構(gòu)的考核等，企業(yè)需要定期或不定期引進新的專利代理機構(gòu)作為知識產(chǎn)權(quán)服務(wù)商。遴選和引進適合企業(yè)發(fā)展的專利代理機構(gòu)也是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員的重要工作。在遴選專利代理機構(gòu)時，部分企業(yè)管理者或?qū)W者著重考量機構(gòu)的專利代理資質(zhì)、機構(gòu)代理歷史記錄、專利申請文件的處理方式、發(fā)明專利授權(quán)率和代理費[1]等方面。筆者從實際工作出發(fā)，總結(jié)多年的企業(yè)和專利代理機構(gòu)之間的合作方式和出現(xiàn)的問題，認(rèn)為企業(yè)遴選和管理專利代理機構(gòu)還應(yīng)該重點考慮以下幾點。

一、服務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化

一般而言，專利代理機構(gòu)接受企業(yè)的專利代理事務(wù)委托，對收到的專利技術(shù)交底材料根據(jù)技術(shù)領(lǐng)域配案給專業(yè)背景合適的專利代理師進行撰寫，撰寫過程中，專利代理師不斷和技術(shù)聯(lián)系人溝通，形成確定的專利申請文本，然后提交到國家知識產(chǎn)權(quán)局。成立時間較長的專利代理機構(gòu)在服務(wù)流程方面，也有一套自身的標(biāo)準(zhǔn)，目前主要利用信息化管理系統(tǒng)進行配案、質(zhì)檢核稿、遞交管理和費用管理等。

但是，大中型企業(yè)有相對成熟的、適合自身發(fā)展的內(nèi)部管理流程，也有專業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理人員，要求專利代理機構(gòu)的服務(wù)流程適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，而不是企業(yè)去適應(yīng)專利代理機構(gòu)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化流程。也就是說，本文所說的服務(wù)流程是從企業(yè)的發(fā)展和管理出發(fā)，由企業(yè)制定，而不是由專利代理機構(gòu)制定。如此一來，便要求專利代理機構(gòu)在服務(wù)企業(yè)時，服務(wù)流程具有相對的靈活性，能滿足企業(yè)的多方面的要求，不能固執(zhí)己見或者靈活度較低。

筆者綜合多年的企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理經(jīng)驗、與國內(nèi)諸多其他大中型企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理者溝通和交流心得、以及與專利代理機構(gòu)之間的合作經(jīng)驗，總結(jié)了適應(yīng)于大多數(shù)大中型企業(yè)的專利代理事務(wù)服務(wù)流程，包括：

（1）接案通知：專利代理機構(gòu)在接到專利代理事務(wù)委托后，第一時間分配給相關(guān)專業(yè)背景的專利代理師進行處理，并由專利代理師發(fā)送企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理人員、技術(shù)對接人員接案郵件。接案郵件上應(yīng)當(dāng)寫明企業(yè)的案件編號、專利代理機構(gòu)的案件編號、以及專利代理師的姓名和聯(lián)系方式，便于企業(yè)內(nèi)部流程管理以及技術(shù)對接人員和專利代理師的高效溝通。

（2）反饋檢索情況：對于技術(shù)交底材料中記載的技術(shù)方案，專利代理師在撰寫前，應(yīng)當(dāng)進行初步檢索，進一步明確發(fā)明點或者撰寫方向，并形成檢索報告，反饋給企業(yè)的專利管理人員和/或技術(shù)對接人員。

（3）發(fā)明人核稿：專利申請文件首先要得到發(fā)明人的認(rèn)可，由發(fā)明人確定技術(shù)方案的表述是否準(zhǔn)確，技術(shù)構(gòu)思是否得到充分體現(xiàn)。

（4）企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員核稿：發(fā)明人確認(rèn)專利申請文件后，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員進一步從企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略、法律、技術(shù)和市場等多方面對專利申請文件進行審核，并將審核意見反饋給專利代理師。

（5）著錄項目信息確認(rèn)：專利申請文件經(jīng)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員核稿確認(rèn)后，專利代理機構(gòu)的工作從代理部門轉(zhuǎn)移到流程部門，由流程部門發(fā)送著錄項目確認(rèn)信息，然后提請交局。

（6）官文傳達：專利代理機構(gòu)在收到專利申請過程中的官方文件時，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間發(fā)送給企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員或者要求的其他人員。

為了便于企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)人員更便捷的管理文件，上述（1）~（6）項事務(wù)的有關(guān)郵件的標(biāo)題和正文都應(yīng)至少包含委托方案號、代理機構(gòu)案號、申請?zhí)柕刃畔ⅰ?br/>

由于不同的專利代理機構(gòu)具有差異性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)與已經(jīng)合作的、或者新引進的專利代理機構(gòu)進行標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)流程宣貫，給予短期的服務(wù)流程磨合時間，逐步形成專利代理機構(gòu)服務(wù)企業(yè)的統(tǒng)一的流程規(guī)范。

二、專利代理師的撰寫能力和服務(wù)意識

專利代理師的撰寫能力和服務(wù)意識是專利代理機構(gòu)最為核心的硬實力。

（1）撰寫能力

專利代理師首先應(yīng)當(dāng)具有較強的技術(shù)理解能力，能充分理解發(fā)明人技術(shù)交底材料中記載的技術(shù)方案以及所要表達的技術(shù)構(gòu)思，并在清晰、完整的描述已記載的技術(shù)方案的基礎(chǔ)上，能進一步和發(fā)明人溝通是否有可替代方案等。

在專利申請文件的權(quán)利要求書和說明書部分，專利代理師對權(quán)利要求的配置、說明書內(nèi)容的記載，應(yīng)當(dāng)從無效、訴訟、保護等多個角度進行思考，并經(jīng)得起推敲。

專利申請文件在技術(shù)上貼合發(fā)明人的構(gòu)思，符合專利法的要求，并能從專利的保護、運營和企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略上考量，如此更容易受到發(fā)明人和企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員的認(rèn)可。

（2）服務(wù)意識

專利代理師屬于技術(shù)型的專業(yè)人才。技術(shù)型人才大多清高、不容許他人侵犯自己的專業(yè)領(lǐng)域或?qū)I(yè)技能。發(fā)明人或企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員在和部分專利代理師溝通的過程中發(fā)現(xiàn)，部分專利代理師的專業(yè)水平、撰寫能力可能非常高，然而，卻經(jīng)常讓發(fā)明人或企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員有非常不好的服務(wù)體驗。比如，在討論技術(shù)構(gòu)思或技術(shù)方案時，不能耐心傾聽發(fā)明人的觀點；在面對企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員指出的部分撰寫問題時，固執(zhí)己見，不能反省自身，甚至激動易怒等。

作為專利代理師，在做好專業(yè)性工作的同時，也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到自己也屬于服務(wù)型人才，應(yīng)當(dāng)把為客戶服務(wù)的意識深入腦海，做到謙遜有禮、溫和。

在引進新的專利代理機構(gòu)時，對相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的專利代理師進行考察，也是非常重要的。擁有撰寫能力強以及服務(wù)意識好的專利代理師的專利代理機構(gòu)的競爭力會更強。對于中小型專利代理機構(gòu)和新興專利代理機構(gòu)而言，在選用專利代理師時有意識的聘請專利撰寫能力強和服務(wù)意識好的專利代理師，并在日常工作中不斷進行專業(yè)技能以及服務(wù)意識的培訓(xùn)，在激烈的市場競爭中，也有后來居上的空間。

三、專利代理機構(gòu)對接人的能力和處事風(fēng)格

企業(yè)和專利代理機構(gòu)分別屬于定位非常清晰的甲方和乙方。企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員是甲方的代表，專利代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)對接人是乙方的代表。在甲乙雙方的業(yè)務(wù)委托和受托過程中，更多的是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員和專利代理機構(gòu)的業(yè)務(wù)對接人之間的溝通和交流。甲方代表，具有天然的優(yōu)勢以及強勢地位。基于甲乙雙方長期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)合作為目標(biāo)，專利代理機構(gòu)對接人的能力以及處事風(fēng)格就尤為重要。筆者就合作過的優(yōu)秀的專利代理機構(gòu)對接人的特質(zhì)進行了總結(jié)：

（1）責(zé)任感強

責(zé)任感是一種自覺主動地做好分內(nèi)分外一切有益事情的精神狀態(tài)。責(zé)任感強的對接人，會認(rèn)真做好甲方委托事務(wù)的跟進工作，和承擔(dān)執(zhí)行工作的專利代理師保持良好聯(lián)系，并實時匯報受托事務(wù)的狀態(tài)。面對突發(fā)或緊急情況，專利代理機構(gòu)的優(yōu)秀對接人第一時間從最有利于甲方的角度進行考量，努力實現(xiàn)甲乙雙方的雙贏態(tài)勢。此外，專利代理機構(gòu)的優(yōu)秀對接人在日常工作中，將接觸到的可能有利于甲方的行業(yè)動態(tài)、政策動態(tài)等信息及時推送給甲方，也是責(zé)任感強的表現(xiàn)。

（2）資源調(diào)動和整合能力強

企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)工作涉及面較廣，包括研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、采購、宣傳等多環(huán)節(jié)中的知識產(chǎn)權(quán)工作，且包括但不限于專利、商標(biāo)、版權(quán)、集成電路、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等，偶爾還要應(yīng)對競爭對手的侵權(quán)訴訟，或者向侵權(quán)方提起訴訟。在企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員面對企業(yè)內(nèi)部無法解決的知識產(chǎn)權(quán)問題、或者對部分問題的細(xì)節(jié)需要確認(rèn)時，向已經(jīng)合作或者有聯(lián)系的專利代理機構(gòu)的對接人尋求幫助，這也是經(jīng)常會發(fā)生的事情。專利代理機構(gòu)的優(yōu)秀對接人的知識面的廣度可能有限，但卻有能力調(diào)動專利代理機構(gòu)的內(nèi)部資源來解答企業(yè)方的問題或疑惑，或者有能力整合知識產(chǎn)權(quán)圈內(nèi)的資源來解決企業(yè)方的問題。和資源調(diào)動和整合能力強的對接人合作，偶爾有整個中國的知識產(chǎn)權(quán)圈都是企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)顧問團隊的錯覺。

（3）專業(yè)度高

企業(yè)方和專利代理機構(gòu)方的業(yè)務(wù)委托和受托過程中、以及日常的工作溝通交流中，專利代理機構(gòu)的對接人能否“聽懂”或者“明白”企業(yè)的意圖、委托業(yè)務(wù)的成果體現(xiàn)應(yīng)當(dāng)有哪些或者可能有哪些、對于不同等級的專利申請如何區(qū)別對待等，都要求專利代理機構(gòu)的對接人有較高的知識產(chǎn)權(quán)行業(yè)的專業(yè)度。若對接人的專業(yè)度較低，可能出現(xiàn)“對牛彈琴”、交付成果和委托事項“風(fēng)馬牛不相及”等情況，溝通效率低，交流效果不好。大中型企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理人員對專利代理機構(gòu)的對接人的專業(yè)度的要求相對更高一些，要求溝通交流的雙方至少在專業(yè)層面上能達成共識，并有共鳴點。

（4）換位思考能力和解決問題的能力強

企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員在實際的工作當(dāng)中，不僅充當(dāng)企業(yè)內(nèi)部的知識產(chǎn)權(quán)業(yè)務(wù)專家的角色，還充當(dāng)著知識產(chǎn)權(quán)管理專家的角色，同時擔(dān)任其他部門的知識產(chǎn)權(quán)問題答疑解惑的角色。專利代理機構(gòu)服務(wù)于企業(yè)，也服務(wù)于企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理人員。專利代理機構(gòu)的優(yōu)秀對接人會有意識或無意識的了解企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員承擔(dān)的角色，并將自身代入角色中，尋求角色的更好的扮演方式，提供服務(wù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的方案。

專利代理機構(gòu)的優(yōu)秀對接人會定期和企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)管理人員進行溝通交流，了解最新需求，偶爾會深入交流企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略，并在交流結(jié)束后，做出響應(yīng)企業(yè)需求的服務(wù)方案，或者更進一步提供實現(xiàn)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)戰(zhàn)略的服務(wù)方案。

總的來說，作為甲乙雙方接口的之一的專利代理機構(gòu)的對接人需要具備強大的綜合能力，既有責(zé)任心，又有專業(yè)度，還有調(diào)動和整合資源的能力以及解決問題的能力。專利代理機構(gòu)的對接人的能力和處事風(fēng)格也是企業(yè)遴選專利代理機構(gòu)的重要考慮因素。

結(jié)束語

大中型企業(yè)遴選專利代理機構(gòu)服務(wù)于其部分知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)，優(yōu)秀的專利代理機構(gòu)能增強企業(yè)在市場中的競爭力、在行業(yè)中的影響力，降低企業(yè)面臨的知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險，或者節(jié)約企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險成本。筆者在多年的工作經(jīng)歷中總結(jié)出的以上三點：服務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化、專利代理師的撰寫能力和服務(wù)意識、專利代理機構(gòu)的對接人的能力和處事風(fēng)格，可以作為大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構(gòu)的重要考量因素，企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理人員不妨在遴選和管理專利代理機構(gòu)時參照考量。

此外，作為甲乙雙方的大中型企業(yè)和專利代理機構(gòu)，在實際合作過程中，各方對于合作方的寬容理解也十分重要。即便是在以嚴(yán)謹(jǐn)著稱的知識產(chǎn)權(quán)行業(yè)，在長期合作中，各種突發(fā)事件和偶發(fā)錯誤仍是難以避免的，這時候，就需要甲乙雙方及對接人在不涉及原則問題的情況下，給予對方寬容理解，雙方共同努力，設(shè)法解決突發(fā)事件、消弭偶發(fā)錯誤，形成長期合作的“默契”。

參考文獻：

[1] 孟慶華，探討創(chuàng)新型企業(yè)選擇專利代理機構(gòu)的原則——基于經(jīng)濟學(xué)和專利質(zhì)量角度，河南科技·知識產(chǎn)權(quán)，2019年7月

（原標(biāo)題：大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構(gòu)的幾點思考）

來源：IPRdaily中文網(wǎng)（iprdaily.cn）

作者：雷磊 廣東先導(dǎo)稀材股份有限公司

編輯：IPRdaily王穎          校對：IPRdaily縱橫君

注：原文鏈接：大中型企業(yè)遴選和管理專利代理機構(gòu)的幾點思考 （點擊標(biāo)題查看原文）

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