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來源:IPRdaily中文網(wǎng)(iprdaily.cn)
作者:齊吉燕 北京品源專利代理有限公司
原標題:淺談代理人與發(fā)明人的溝通技巧
一、與發(fā)明人溝通的內(nèi)容
(1)技術(shù)方案
技術(shù)交底書中難免有對技術(shù)方案的描述不清楚之處,代理人通過閱讀交底無法完全理解技術(shù)方案,因此必須與發(fā)明人溝通以理解方案。與發(fā)明人的溝通是在對技術(shù)交底書進行一定理解、查閱相關(guān)資料及初步檢索的基礎(chǔ)上進行的。在溝通之前,可先將疑問一一列出,防止在溝通時遺漏。當然,對于結(jié)構(gòu)簡單,能夠完全理解的方案,可以省去技術(shù)方案的溝通。
(2)拓展方案
適當?shù)赝卣辜夹g(shù)方案是代理人能力的一種體現(xiàn),能夠增加方案的實施方式,增大保護范圍,因此在對技術(shù)方案有拓展思路時,必須與發(fā)明人進行溝通,須征得發(fā)明人的同意并配合補充相關(guān)的結(jié)構(gòu)圖,建議不要在發(fā)明人未認可的情況下直接進行拓展方案的撰寫,避免自行拓展的方案實用性不強,或者在自行撰寫后發(fā)明人不接受,導(dǎo)致事倍功半。
(3)稿件修改
在返初稿后,針對發(fā)明人提出的修改意見,代理人進行相應(yīng)的修改,對于部分不太了解專利的發(fā)明人會提出一些不合理的修改意見,代理人針對此類問題應(yīng)耐心的跟發(fā)明人解釋清楚,對于能修改,而且不影響保護范圍的情況下,盡量滿足發(fā)明人的需求,能夠減少與發(fā)明人的溝通時間,也能提高發(fā)明人的滿意度。
二、與發(fā)明人溝通的原則
(1)減少溝通次數(shù)
溝通次數(shù)多的話不僅會占用發(fā)明人太多時間,影響發(fā)明人的工作,而且還會給發(fā)明人留下不太專業(yè)的印象,因此,盡量將溝通的內(nèi)容一次性記錄清楚,爭取在撰寫前將溝通次數(shù)減少為一次。
在溝通前,盡量通過檢索及查閱相關(guān)資料的方法將交底中的技術(shù)方案理解清楚,然后列一下權(quán)項的提綱,在列舉的過程中幫助找出方案中未描述清楚的技術(shù)特征,最后,構(gòu)思拓展方向,將上述欲溝通內(nèi)容一一記錄。
在溝通的最開始,可先就本申請解決的主要問題和采用的主要技術(shù)方案與發(fā)明人進行確認,確定溝通的主線,也可讓發(fā)明人感覺到代理人對技術(shù)方案是有一定了解的。對于方案較簡單、領(lǐng)域較熟悉的案件,代理人應(yīng)做到對技術(shù)方案有整體全面的理解,此時與發(fā)明人的溝通其實應(yīng)該是對技術(shù)方案的確認。對于方案較復(fù)雜的案件,代理人應(yīng)在溝通之前對要提問的問題組織好語言,先敘述提案的技術(shù)特征及帶來的技術(shù)效果,然后重點引導(dǎo)發(fā)明人解釋交底中交代不清楚的技術(shù)特征及解決的技術(shù)問題,并引導(dǎo)發(fā)明人對主要技術(shù)方案進行擴展。為了保證溝通效率,在與發(fā)明人進行溝通前,要列好問題的先后順序,提前組織好語言,不僅提高溝通效率,還能避免遺漏詢問的問題。
通常代理人采用電話與發(fā)明人溝通,但是發(fā)明人有時接電話不方便,筆者傾向于采用電話為主與微信為輔的方式與發(fā)明人溝通。采用微信聯(lián)系的優(yōu)點如下:向發(fā)明人圖文并茂地描述問題,高效溝通;對發(fā)明人提出的問題,發(fā)明人能夠有思考時間,有邏輯地寫出來答案;發(fā)明人暫時沒有時間回復(fù)微信,也會在閑暇時間回復(fù),不至于打幾次電話也無果;在后續(xù)撰寫中,根據(jù)發(fā)明人的描述和解釋,便于多次且深入地理解其發(fā)明點。對于問題較多的案件,最好將問題整理為word文檔,通過郵件的方式詢問發(fā)明人,便于發(fā)明人抽空一次性將問題解答。
(2)盡量滿足發(fā)明人的意見
專利代理是一種服務(wù)性行業(yè),客戶尤其是發(fā)明人的評價是重要的口碑,代理人的撰寫能力及溝通能力直接影響著發(fā)明人的體驗和口碑。表現(xiàn)在與發(fā)明人的溝通上,在不會影響專利質(zhì)量的情況下,盡量滿足發(fā)明人的意見。當然,發(fā)明人如果提出不專業(yè)的意見或不合理的要求時要做到耐心解釋,適當拒絕。
三、與發(fā)明人溝通的注意事項
(1)選擇在工作日溝通,對于時間的選擇,要避開中午休息時間,一般在剛上班的時間,許多技術(shù)人員會有開會等事項,因此,時間最好選在上午十點至十二點之間及下午兩點至五點之間。盡量做到配合發(fā)明人的時間,對于發(fā)明人在代理人的休息時間詢問專利的情況,如果代理人有空,盡量及時回復(fù)并解答發(fā)明人的疑問,如果代理人沒時間,可以直接跟發(fā)明人說明現(xiàn)在是休息時間,上班后會及時與其聯(lián)系??傊畬Πl(fā)明人的問題要做到耐心、及時。
(2)溝通文字內(nèi)容的編輯,不管是郵件還是微信溝通,在詢問時,要一次性將問題全部編號羅列,以便于發(fā)明人有空時一次性解答。文字編輯時要注意禮貌用語,在文字中要體現(xiàn)出需要發(fā)明人下一步反饋的內(nèi)容及反饋截止時間,便于發(fā)明人了解下一步需進行的事項。在文字部分發(fā)送之后,尤其是發(fā)送的郵件,由于多數(shù)發(fā)明人是現(xiàn)場的技術(shù)人員,較少登錄郵箱,因此在郵件發(fā)送后及時打電話通知到發(fā)明人。還有,在初稿返稿階段,對于不太了解的技術(shù)領(lǐng)域,為了防止代理人對一些專業(yè)知識的理解有誤,在返稿階段將稿件中的相應(yīng)部分進行標注,并讓發(fā)明人重點檢查,防止撰寫錯誤的情況發(fā)生。
在專利撰寫的整個過程中,要以保證發(fā)明人的滿意度為最終目標,因此,不僅要保證專利文件的質(zhì)量,與發(fā)明人的溝通保持高效專業(yè),也會給發(fā)明人留有好的印象,最終提高整個公司的形象。
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作者:齊吉燕 北京品源專利代理有限公司
編輯:IPRdaily王穎 校對:IPRdaily縱橫君
注:原文鏈接:淺談代理人與發(fā)明人的溝通技巧(點擊標題查看原文)
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