淺談代理人與發(fā)明人的溝通技巧

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作者：齊吉燕 北京品源專利代理有限公司

原標(biāo)題：淺談代理人與發(fā)明人的溝通技巧

一、與發(fā)明人溝通的內(nèi)容

（1）技術(shù)方案

技術(shù)交底書中難免有對(duì)技術(shù)方案的描述不清楚之處，代理人通過閱讀交底無法完全理解技術(shù)方案，因此必須與發(fā)明人溝通以理解方案。與發(fā)明人的溝通是在對(duì)技術(shù)交底書進(jìn)行一定理解、查閱相關(guān)資料及初步檢索的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。在溝通之前，可先將疑問一一列出，防止在溝通時(shí)遺漏。當(dāng)然，對(duì)于結(jié)構(gòu)簡單，能夠完全理解的方案，可以省去技術(shù)方案的溝通。

（2）拓展方案

適當(dāng)?shù)赝卣辜夹g(shù)方案是代理人能力的一種體現(xiàn)，能夠增加方案的實(shí)施方式，增大保護(hù)范圍，因此在對(duì)技術(shù)方案有拓展思路時(shí)，必須與發(fā)明人進(jìn)行溝通，須征得發(fā)明人的同意并配合補(bǔ)充相關(guān)的結(jié)構(gòu)圖，建議不要在發(fā)明人未認(rèn)可的情況下直接進(jìn)行拓展方案的撰寫，避免自行拓展的方案實(shí)用性不強(qiáng)，或者在自行撰寫后發(fā)明人不接受，導(dǎo)致事倍功半。

（3）稿件修改

在返初稿后，針對(duì)發(fā)明人提出的修改意見，代理人進(jìn)行相應(yīng)的修改，對(duì)于部分不太了解專利的發(fā)明人會(huì)提出一些不合理的修改意見，代理人針對(duì)此類問題應(yīng)耐心的跟發(fā)明人解釋清楚，對(duì)于能修改，而且不影響保護(hù)范圍的情況下，盡量滿足發(fā)明人的需求，能夠減少與發(fā)明人的溝通時(shí)間，也能提高發(fā)明人的滿意度。

二、與發(fā)明人溝通的原則

（1）減少溝通次數(shù)

溝通次數(shù)多的話不僅會(huì)占用發(fā)明人太多時(shí)間，影響發(fā)明人的工作，而且還會(huì)給發(fā)明人留下不太專業(yè)的印象，因此，盡量將溝通的內(nèi)容一次性記錄清楚，爭取在撰寫前將溝通次數(shù)減少為一次。

在溝通前，盡量通過檢索及查閱相關(guān)資料的方法將交底中的技術(shù)方案理解清楚，然后列一下權(quán)項(xiàng)的提綱，在列舉的過程中幫助找出方案中未描述清楚的技術(shù)特征，最后，構(gòu)思拓展方向，將上述欲溝通內(nèi)容一一記錄。

在溝通的最開始，可先就本申請(qǐng)解決的主要問題和采用的主要技術(shù)方案與發(fā)明人進(jìn)行確認(rèn)，確定溝通的主線，也可讓發(fā)明人感覺到代理人對(duì)技術(shù)方案是有一定了解的。對(duì)于方案較簡單、領(lǐng)域較熟悉的案件，代理人應(yīng)做到對(duì)技術(shù)方案有整體全面的理解，此時(shí)與發(fā)明人的溝通其實(shí)應(yīng)該是對(duì)技術(shù)方案的確認(rèn)。對(duì)于方案較復(fù)雜的案件，代理人應(yīng)在溝通之前對(duì)要提問的問題組織好語言，先敘述提案的技術(shù)特征及帶來的技術(shù)效果，然后重點(diǎn)引導(dǎo)發(fā)明人解釋交底中交代不清楚的技術(shù)特征及解決的技術(shù)問題，并引導(dǎo)發(fā)明人對(duì)主要技術(shù)方案進(jìn)行擴(kuò)展。為了保證溝通效率，在與發(fā)明人進(jìn)行溝通前，要列好問題的先后順序，提前組織好語言，不僅提高溝通效率，還能避免遺漏詢問的問題。

通常代理人采用電話與發(fā)明人溝通，但是發(fā)明人有時(shí)接電話不方便，筆者傾向于采用電話為主與微信為輔的方式與發(fā)明人溝通。采用微信聯(lián)系的優(yōu)點(diǎn)如下：向發(fā)明人圖文并茂地描述問題，高效溝通；對(duì)發(fā)明人提出的問題，發(fā)明人能夠有思考時(shí)間，有邏輯地寫出來答案；發(fā)明人暫時(shí)沒有時(shí)間回復(fù)微信，也會(huì)在閑暇時(shí)間回復(fù)，不至于打幾次電話也無果；在后續(xù)撰寫中，根據(jù)發(fā)明人的描述和解釋，便于多次且深入地理解其發(fā)明點(diǎn)。對(duì)于問題較多的案件，最好將問題整理為word文檔，通過郵件的方式詢問發(fā)明人，便于發(fā)明人抽空一次性將問題解答。

（2）盡量滿足發(fā)明人的意見

專利代理是一種服務(wù)性行業(yè)，客戶尤其是發(fā)明人的評(píng)價(jià)是重要的口碑，代理人的撰寫能力及溝通能力直接影響著發(fā)明人的體驗(yàn)和口碑。表現(xiàn)在與發(fā)明人的溝通上，在不會(huì)影響專利質(zhì)量的情況下，盡量滿足發(fā)明人的意見。當(dāng)然，發(fā)明人如果提出不專業(yè)的意見或不合理的要求時(shí)要做到耐心解釋，適當(dāng)拒絕。

三、與發(fā)明人溝通的注意事項(xiàng)

（1）選擇在工作日溝通，對(duì)于時(shí)間的選擇，要避開中午休息時(shí)間，一般在剛上班的時(shí)間，許多技術(shù)人員會(huì)有開會(huì)等事項(xiàng)，因此，時(shí)間最好選在上午十點(diǎn)至十二點(diǎn)之間及下午兩點(diǎn)至五點(diǎn)之間。盡量做到配合發(fā)明人的時(shí)間，對(duì)于發(fā)明人在代理人的休息時(shí)間詢問專利的情況，如果代理人有空，盡量及時(shí)回復(fù)并解答發(fā)明人的疑問，如果代理人沒時(shí)間，可以直接跟發(fā)明人說明現(xiàn)在是休息時(shí)間，上班后會(huì)及時(shí)與其聯(lián)系?？傊畬?duì)發(fā)明人的問題要做到耐心、及時(shí)。

（2）溝通文字內(nèi)容的編輯，不管是郵件還是微信溝通，在詢問時(shí)，要一次性將問題全部編號(hào)羅列，以便于發(fā)明人有空時(shí)一次性解答。文字編輯時(shí)要注意禮貌用語，在文字中要體現(xiàn)出需要發(fā)明人下一步反饋的內(nèi)容及反饋截止時(shí)間，便于發(fā)明人了解下一步需進(jìn)行的事項(xiàng)。在文字部分發(fā)送之后，尤其是發(fā)送的郵件，由于多數(shù)發(fā)明人是現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)人員，較少登錄郵箱，因此在郵件發(fā)送后及時(shí)打電話通知到發(fā)明人。還有，在初稿返稿階段，對(duì)于不太了解的技術(shù)領(lǐng)域，為了防止代理人對(duì)一些專業(yè)知識(shí)的理解有誤，在返稿階段將稿件中的相應(yīng)部分進(jìn)行標(biāo)注，并讓發(fā)明人重點(diǎn)檢查，防止撰寫錯(cuò)誤的情況發(fā)生。

在專利撰寫的整個(gè)過程中，要以保證發(fā)明人的滿意度為最終目標(biāo)，因此，不僅要保證專利文件的質(zhì)量，與發(fā)明人的溝通保持高效專業(yè)，也會(huì)給發(fā)明人留有好的印象，最終提高整個(gè)公司的形象。

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作者：齊吉燕 北京品源專利代理有限公司

編輯：IPRdaily王穎          校對(duì)：IPRdaily縱橫君

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